Größter Vorteil des Best Practice Ansatzes ist, dass sehr schnell praxisorientierte Handlungsempfehlungen erstellt werden können, die im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses weiterentwickelt werden. Hier profitieren Unternehmen vom Knowhow und der Erfahrung aus vielen bereits erfolgreich durchgeführten Software-Projekten, was sich positiv auf die Implementierungsdauer, das Risiko und die Kosten eines Projekts auswirkt. Umgekehrt verunsichert Unternehmer die Einführung neuer Software nach dem Best Practice Ansatz, da gefürchtet wird, dass ein standardisiertes Szenario die Prozesse der Geschäftsmodelle nicht individuell genug abbilden kann. Wie eine korrekte Aufnahme der Geschäftsprozesse gelingt, die es Unternehmen ermöglicht, die richtige Software und Szenarien zu identifizieren und in eine gesamte IT-Architektur einzubinden, erklärt Bernd Heinemann, Business Unit Manager der aicomp cloud.
Veraltete Systeme, die den Geschäftsanforderungen nicht mehr gerecht werden, manuelle Eingaben erfordern oder die Integration von neuen Modulen nicht zulassen – mit diesen Problemen sehen sich Unternehmer in ihrem Alltag immer häufiger konfrontiert. Eigentlich genügend Gründe, sich für die Einführung einer umfassenden Systemlösung mit End-to-End Prozessen zu entscheiden. Doch häufig führt die Sorge vor dem Verlust der eigenen Kompetenzen und des branchenspezifischen Wissens dazu, dass die Implementierung einer neuen Software nach dem Best Practice Ansatz aufgeschoben wird. „Als Konsequenz wird bestehende Software zweckentfremdet, die nicht für die Aufgabe ausgelegt ist oder ein weiteres Tool eingekauft, das die Komplexität der bestehenden IT-Lösungen weiter erhöht,“ erzählt Heinemann aus Erfahrung. Gleichzeitig steigt der Druck, digitale Prozesse zu vereinheitlichen und zu vereinfachen, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern: Früher oder später sieht sich der Unternehmer dann doch gezwungen, eine neue Unternehmenssoftware einzuführen. Damit die Transformation gelingt, können vorab konkrete Schritte unternommen werden, die individuellen Geschäftsprozesse mit Best-Practice Szenarien abzubilden und so Risiken zu minimieren.
Prozesse bis zum Ende durchdenken
Um Insellösungen zukünftig zu vermeiden, ist es unabdingbar, zuerst alle anhängigen Prozesse eines Geschäftsszenarios komplett zu erfassen und abzubilden. Welche Schritte werden vom System automatisch erledigt, wo erfordert der Prozess manuelle Intervention? Klarheit hilft Unternehmen jene Prozessschritte zu identifizieren, die durch ein Best Practice Szenario vereinfacht werden können, und solche die ein individuelles Modul erfordern, sich aber über Schnittstellen in die größere Lösungsarchitektur integrieren lassen. „Es geht hier um einen Prozessberatungsansatz, der dem Unternehmen klar macht, was im System abgebildet werden kann und wie die Systeme untereinander kommunizieren, um einen höchstmöglichen Grad eines Standardszenarios abzudecken, ohne die Eigenheiten des Unternehmens zu ignorieren “, erklärt Heinemann.
Prozess-Redesign: Das passende Tool für den richtigen Arbeitsablauf
Im Anschluss an die Aufnahme der gegenwärtigen Prozesse wird ein optimierter Workflow modelliert. Ein Beispiel: Es besteht die Notwendigkeit, Fremdkataloge in die eigenen Firmenprozesse einzubinden. Um zu vermeiden, dass eine Artikelnummer manuell in das System übertragen werden muss, sollen über eine Schnittstelle Daten zur Verfügung gestellt werden. Diese bildet gleichzeitig die Preisberechnung des Lieferanten ab und bietet dem Kunden eine Bestellkonfiguration an. Hiermit wird der Prozess deutlich vereinfacht. Dort, wo die Anforderungen jenseits des gängigen Szenarios liegen, unterstützen Beratungshäuser Unternehmen mit Drittanbietersoftware oder eigenen Entwicklungen: „Wir bieten darüber hinaus auch Add-Ons an, die den Funktionsumfang der Lösung gezielt erweitern oder fachbereichsspezifische Bedürfnisse abdecken“, ergänzt Heinemann.
Finetuning nach Test des Systems
Abschließend müssen die eigenen, teilweise angepassten Geschäftsprozesse des Unternehmens auf ihre Funktionalität geprüft, dokumentiert und getestet werden. Hierbei können gesamte Prozessketten oder einzelne Testszenarien herausgelöst betrachtet werden, die unter Stresskonditionen einer bewussten Ausnahmesituation unterzogen werden. So wird das System bereits in der Testphase auf kritische Situationen überprüft, eventuelle Auffälligkeiten werden in das Szenario integriert und danach einem erneuten Test unterzogen.
Autor: Bernd Heinemann, Business Unit Manager der aicomp cloud
