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Digitale Prozessunterst├╝tzung spart Zeit und Geld
Category : IT-Management
Published by admin on 16.10.2020 12:40

Die arbeitsmedizinische Überwachung des Gesundheitspersonals ist während der Pandemie eine große Herausforderung. Deutsche Kliniken wünschten sich eine digitale Lösung, da die Word-Vorlagen des Robert Koch Instituts für die notwendige Erhebung von Symptomen und Kontakten eine zeitaufwendige und auch zeitverzögerte Bearbeitung mit sich bringt. Nun wurde das „HLth.care Team“ mit Webportal und App um die gewünschten Funktionen erweitert. Das Krankenhaus-IT Journal sprach hierüber mit Guido Burkhardt, Founder & Head Consultant, qhit healthcare consulting.

Was steckt hinter HLth.care Team?

Die größten Stressoren im klinischen Alltag basieren auf teamorganistorischen Fragen. HLth.care Team ist ein neuartiges, Cloud-basiertes Team Management System, das teamorganisatorische Prozesse erheblich erleichtert und entstresst. Die Arbeit von Führungspersonen wird durch eine Web-Software unterstützt, die mit einer kostenlosen, eigenständigen App für Mitarbeiter korrespondiert. Das infünf Sprachen verfügbare System wurde von Pflegefachleuten, Ärzten, Cloudspezialisten und Medizininformatikern entwickelt und wird fortlaufend pflegewissenschaftlich evaluiert und erweitert.

Wie hat die Pandemie die Entwicklung beeinflusst?

Nach dem Ausbruch ist der Bedarf für die Organisation von Springerpools rasant angestiegen. Solche Teams mit den notwendigen digitalen Werkzeugen auszustatten, war aufgrund der modernen Technologien vielerorts ad hoc und in wenigen Stunden möglich. Inzwischen sind mehrere dieser Pools auf Dutzende Mitarbeiter angewachsen, die alle digital koordiniert werden. Der organisatorische Aufwand für jede einzelne Sprigerdienst-Disposition sinkt im Ergebnis um über 1,5 Stunden.
Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die kurzfristige Organisation von COVID-Stationen, die ganz ohne Kostenstellen, Stammpersonal oder bestehende Organisationseinheiten kurzfristig eingerichtet werden müssen. Eine solche Abteilung aufzusetzen dauert tatsächlich nur Minuten. Sie ist dann sofort arbeitsfähig.
Im Sommer wurde das HLth.care Team gebeten, das Monitoring von Symptomen und Kontakten für das Klinikpersonal nach RKI-Empfehlungen zu integrieren. Damit erhalten Personalärzte und Hygieniker einen Live-Überblick über das Infektionsgeschehen im Haus. Infektionsnester können noch vor der offiziellen Diagnostik erkannt und Maßnahmen eingeleitet werden. Das RKI hatte nur Formulare bereitgestellt,
deren Auswertung die Kliniken vollkommen überlastet hatten.

Für welche Zielgruppe wurde das System konzipiert?

Der primäre Fokus lag bei der Pflege, die in besonderem Maße mit teamdynamischen Belastungen konfrontiert ist. Das System wird aber auch von Therapeuten und Medizinern genutzt. In einigen Häusern kommt es bei technischen Diensten oder sogar in der Verwaltung zum Einsatz, beispielsweise für die Organisation von Medizintechnik- oder Pfortenteams. Es ist überall nützlich, wo Teamarbeit gefragt ist und entsprechende Organisations- und Kommunikationsprozesse anfallen. Wichtige Tools sind neben dem sicheren Teamchat der Diensttausch-Assistent, die Prozess-Steuerung für Krankmeldungen und das Ausfallmanagement. Mit dem digitalen Berufsausweis werden verschiedene Grades und Skills Funktionen unterstützt, beispielsweise die Suche „Unterstützung finden“ Damit spüren User klinikweit Kolleginnen,
die im Dienst sind auf, und die eine bestimmte Fremdsprache sprechen oder solche, die bestimmte fachliche Fähigkeiten haben. So erhält das Personal- und Teamverzeichnis, das automatisch entsteht, gewissermaßen eine eigene Intelligenz.

Wie wird das Thema Datenschutz/ Datensicherheit gehandhabt?

Die gesamte Infrastruktur befindet sich in Deutschland. Die Mitarbeiter nutzen die App in aller Regel auf privaten Smartphones. Damit verbinden sie sich nach dem Messenger-Prinzip mit ihren Kollegen im Team und optional auch mit dem Arbeitgeber. Hierfür wird das Einverständnis aller Beteiligten nach DSGVO eingeholt. Umfangreiche Datenschutzeinstellungen ermöglichen jedem User seine Daten bedarfsgerecht freizugeben, oder die Freigabe einzuschränken. Das geht sehr differenziert. Dabei ist die App selbstverständlich nicht so datenhungrig wie die üblichen Messenger. Die Angabe der eigenen Handynummer ist beispielsweise nicht notwendig. Und natürlich lädt die App im Hintergrund auch keine Kontaktdaten oder dergleichen auf den Server. Die Datenverkehre sind SSL-verschlüsselt und es greift ein umfangreiches Rollen-Rechte Konzept.

Guido Burkhardt, Founder & Head Consultant, qhit healthcare consulting.

Welche Vorteile bietet diese digitale Lösung?

Sie schließt die Systemlücke zwischen der Veröffentlichung des Dienstplans und der Rückmeldung der tatsächlichen Arbeitszeiten an das HR System. Alle teamorganisatorische Dynamik dazwischen, Arbeitszeiterfassung, Zeitkorrekturen, Leistungserfassung, die oben schon genannten und viele weitere Prozesse, werden mit dem System geführt und erheblich erleichtert. Bisher werden diese von Hand, per
Telefon, Whiteboards, E-Mail und Whats-App geführt. Die digitale Prozessunterstützung spart nachweislich sechs Tage an organisatorischem Aufwand pro Jahr und Mitarbeiter und Zehntausende Euro Infrastruktur- und Betriebskosten durch die Cloudservices. Der kostenintensive Einsatz von Personaldienstleistern wird durch das HLth.care Team System vielerorts komplett vermieden wozu auch die Prozessberatung durch hauseigene Consulting-Experten beiträgt.

www.hlthcare.club/corona

Aus der Printausgabe 04/05 des Krankenhaus-IT Journals