Die digitale Transformation ist für alle Kliniken eine große Herausforderung. Gut, das die Bundesregierung aktuell den Schutzschirm aufspannt, damit wichtige Investitionen getätigt werden können. Bei der Entscheidung für Softwarelösungen wechseln Klinikbetreiber vermehrt zu Gebrauchtsoftware oder einem hybriden Mix aus Cloudmodellen und Gebrauchtsoftware.
Im Oktober endet der Support von Microsoft Office 2010 und damit stehen viele IT Abteilungen vor wichtige Fragen: Wie kann eine störungsfreie Umstellung im laufenden Betrieb erfolgen? Ist die Cloud eine Alternative? Welche Kosten entstehen langfristig bei Abo-Modellen? Wie steht es um Datenschutz und Sicherheit? Worauf muss bei der Beschaffung geachtet werden und wie lassen sich die besten Kostenvorteile erzielen?
Wir zeigen anhand von zwei Beispielen, wie die Asklepios Kliniken und das Kreiskrankenhauses Demmin mit diesen Fragestellungen umgegangen sind und welche Lösungen sie gefunden haben.
Im vergangenen Jahr beschäftigte sich die Asklepios IT-Services GmbH in einem intensiven Prozess mit der Beschaffung von Gebrauchtsoftware für den Konzern. Durch das Supportende diverser Betriebssysteme und Applikationen (Windows Server 2012, Windows 7, Office 2007 und Office 2010) standen größere Neulizenzierungen an. Die Zielsetzung: Mehrzahlungen durch Preissteigerungen sollten in jedem Fall verhindert und im Falle einer Entscheidung für gebrauchte Software sollte ein Partner gefunden werden, der alle sicherheitsrechtlichen Aspekte vollumfänglich berücksichtigt. Unterstützt von einem langjährigen SAM Partner fiel die Wahl der Asklepios Kliniken auf die Preo Software AG. Seine Entscheidung für eine Zusammenarbeit begründete der damalige Geschäftsführer der Asklepios IT Service, Christian Schmidt, wie folgt: "Ein deutlich günstiger Preis hilft niemandem, wenn man von einem zu hohen Risiko überholt wird und daran scheitert. Zwar sind wir im Gesundheitswesen permanent von Unterfinanzierungen betroffen aber ungeachtet dessen, müssen gerade wir Kosten und Risiken intensiv abwägen." Nach einer internen und externen Prüfung wurde von Preo ein rechtssicheres Lizenzpaket erworben, das eine gute Skalierbarkeit für den Klinikkonzern bot.
Asklepios Kliniken sparen 50 Prozent und erhalten zusätzliche Funktionalitäten
Die Kostenersparnis betrug am Ende des Projektes mehr als 50 Prozent. Durch die geschickte Zusammenstellung des umfangreichen Lizenzpaketes sind die Asklepios Kliniken unter ihrem Budget geblieben und haben zusätzliche Funktionalitäten (Enterprise CAL Suite - User CAL) erhalten. Mit dem Ergebnis zeigte sich der Konzern zufrieden: "Es war ein sehr schlanker und zielführender Projektablauf mit der Preo AG und unserem SAM-Partner. In jedem Fall ist gebrauchte Software für uns auch zukünftig eine Option", resümierte Schmidt.
Beim Kreiskrankenhaus Demmin war die Ausgangslage eine andere: zunächst stand eine einheitliche Standardisierung der Office-Anwendungen an - bei einem kleinen IT-Budget. Die Wahl des EDV-Leiters Rainer Lange fiel auf kostengünstige Gebrauchtsoftware zweier unterschiedlicher Hersteller.
Das Kreiskrankenhaus Demmin weiß, worauf es bei einem Audit ankommt
Im Zuge einer Plausibilitätsprüfung durch Microsoft fielen die Lizenzen des einen Gebrauchtsoftwareanbieters durch. Es lagen keine Herkunftsnachweise vor und sogenannte Notartestate genügten den Auditoren (in diesem Fall Microsoft) nicht. Die beanstandeten Lizenzen mussten nun vom Kreiskrankenhaus zeitnah nachlizensiert werden. Um das Lizenzdelta zu schließen, ersetze Lange die Software durch ein weiteres Kontingent der Preo AG, denn diese waren beim Audit nicht beanstandet worden. "Wir wissen nun, wie wichtig es ist, sich direkt beim Kauf neben wichtigen Lizenznachweisen auch die Offenlegung der Rechtekette vorlegen zu lassen", beschreibt Lange seine Erfahrungen.
"Seit 2007 hat die Preo AG über 200 Kliniken erfolgreich in Fragen der Lizenzoptimierung beraten", so Lennart Martens, Lizenzexperte beim Gebrauchtsoftwarehändler und zusammen mit seiner Kollegin Ariane Schulz für den Krankenhaussektor zuständig. In über zehn Jahren haben die beiden viele unterschiedliche Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz betreut. Einige der Kliniken zählen seit Jahren zu einem wachsenden Kundenstamm. Den Grund für die gute Zusammenarbeit sieht Lennart Martens vor allem in der Expertise über die Herausforderungen der EDV Abteilungen im Gesundheitssektor. "Es fängt bei den Ausgangsparametern an. Kann die Klinik zu BMI Konditionen einkaufen? Meist lohnt sich dennoch ein Blick auf die Preise von Gebrauchtsoftware, die häufig ähnlich gut sind und bei Office Programmen sogar günstiger liegen und deren Beschaffung weniger zeitaufwändig ist."
Ariane Schulz ergänzt: "Krankenhäuser werden häufiger auditiert als Unternehmen, insbesondere, wenn Hersteller wie Microsoft ein großes Delta vermuten. Dann kann es schnell teuer werden und schon viele Kliniken haben ihre Unterlizenzierungen mit unseren Gebrauchtsoftwarelizenzen schnell, günstig und vor allem sicher ausgeglichen." Zu allen Fragen der Rechtssicherheit steht den Kunden der Preo neben den Lizenzexperten auch die Hausjustiziarin Christine Szidat zur Verfügung.
Kennenlernen auf der KH IT Herbsttagung
Vom 16. bis 17.September ist die Preo AG beim Online Kongress der Herbsttagung des Bundesverband der Krankenhaus-IT-Leiterinnen/Leiter KH-IT e. V. mit einem virtuellen Ausstellerraum vertreten. Alle Fragen rund um die Lizenzoptimierung können hier besprochen werden.
Über PREO:
Die PREO Software AG ist eines der führenden Unternehmen in Europa für den Handel mit Gebrauchtsoftware. Mit 26 Mitarbeiter*innen und einem Umsatz im zweistelligen Millionenbereich unterstützen die Lizenzexpert*innen Mittelstands-unternehmen, Konzerne, Kommunen und soziale Investitionen bei der Lizenzoptimierung.
Kontakt:
Ariane Schulz
Key Account Manager Gesundheitswesen
+49 4172 9886 19
Weiterführende Infos:
Web:
Cases:
https://www.preo-ag.com/case/case-askl ... it-services-hamburg-gmbh/
https://www.preo-ag.com/case/case-soft ... -kreiskrankenhaus-demmin/
Foto: Preo Software AG, Lennart Martens und Ariane Schulz, Lizenzexperten der Preo Software AG