Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen müssen täglich strenge Hygienestandards erfüllen. Die Reinigung spielt dabei eine zentrale Rolle, doch mangelt es häufig an Transparenz, Dokumentation und Kommunikation. Hinzu kommen personelle Engpässe und organisatorische Hürden. Diese Probleme beeinträchtigen nicht nur die Qualität der Reinigung, sondern führen auch zu höheren Kosten. Hier kann die Digitalisierung unterstützen – mit einer Reinigungs-App, die speziell auf die Bedürfnisse des Gesundheitswesens zugeschnitten ist.

In Krankenhäusern und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens spielt die Reinigung eine zentrale Rolle für eine sicheres und sauberes Umfeld. In der Praxis treten hier jedoch immer wieder Probleme auf: Reinigungsprozesse werden nicht ausreichend dokumentiert, es fehlt die Transparenz über ausgeführte Leistungen, es kommt zu Kommunikationslücken zwischen Reinigungspersonal und Pflegekräften oder Sonderreinigungen sowie Kontrollen verzögern sich. Auch die Organisation von Vertretungen im Fall von Urlaub und Krankheit kann eine Herausforderung darstellen, da diese in die neuen Aufgaben eingearbeitet werden müssen. Hier kommt es oft zu Kommunikationsproblemen, Tätigkeiten werden falsch durchgeführt oder vergessen.

Diese Defizite führen nicht nur zu einem erhöhten Risiko für nosokomiale Infektionen, Infektionen während des Aufenthaltes im Krankenhaus, sondern auch zu einem organisatorischen Mehraufwand und steigenden Kosten. In diesem Kontext gewinnen digitale Lösungen an Bedeutung – insbesondere spezialisierte Apps, die Reinigungsleistungen im Gesundheitswesen effizienter, nachvollziehbarer und sicherer machen können. Eine solche App kann für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen sinnvoll sein, für Reha- und Tageskliniken, medizinische Versorgungszentren und Praxen, aber auch für Dialyseeinrichtungen oder psychiatrische Einrichtungen.

Damit sie einen Baustein in der Digitalisierung des Gesundheitswesens darstellt und nicht ein weiteres Hindernis, muss die App leicht in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren sein und dafür die notwendigen Schnittstellen mitbringen: Für das Tool ist zum Beispiel eine Schnittstelle zum Krankenhausinformationssystem (KIS) oder SAP von Vorteil. Daraus werden Informationen zu Patientenaufenthalt, Anreise und Abreise gezogen, die für die Reinigungsaufgaben relevant sind. Nur so kann ein medienbruchfreier, transparenter und nachvollziehbarer Datenfluss sichergestellt werden. 

Darüber hinaus liefert die App dem Auftraggeber wertvolle Daten zur tatsächlichen Auslastung: Muss statt der geplanten acht Stunden Reinigung nur fünf Stunden gearbeitet werden, ist dies in der App dokumentiert. So lassen sich Leerlaufzeiten erkennen, vermeiden und unnötige Kosten reduzieren. Auch unvorhergesehene Reinigungsaufträge – etwa aufgrund kurzfristiger Belegungsänderungen – können flexibel abgebildet und gesteuert werden. Auf diese Weise entsteht mehr Transparenz über Prozesse, Ressourcen und Qualität. Für Auftraggeber bedeutet das: bessere Planbarkeit, fundiertere Entscheidungen und eine einfachere Qualitätskontrolle. Um Einstiegshürden zu vermeiden, bietet beispielsweise die Novoworker GmbH die App zunächst für sechs Monate kostenlos an – so lässt sich die Lösung risikofrei testen.

An der Reinigung sind eine Vielzahl von Akteuren beteiligt – sie betrifft nicht nur das Reinigungspersonal und dessen Disponenten, sondern auch das Management des Krankenhauses und der Stationen, die Steuerungsebene der Gebäudereinigung, die Krankenhaus-Hygieneverantwortlichen, das Qualitätsmanagement sowie die Personal- und Finanzabteilung. Eine App muss ihren verschiedenen Bedürfnissen Rechnung tragen.

Grundlegende Anforderungen

Damit Daten nicht mehr auf Papier oder anderweitig erfasst werden müssen, muss die Anwendung also eine zentralisierte Datenerfassung und -verarbeitung ermöglichen. Leistungsverzeichnisse und Raumbücher, die für die Erfassung und Berechnung der Reinigungsleistung notwendig sind, müssen hinterlegt, gepflegt und angepasst werden können. 

Das Funktionsprinzip einer leistungsstarken App für mobiles Aufgabenmanagement beruht hier auf drei Kreisen: Im ersten gelangen die für die Reinigungsleistung relevanten Stammdaten ins System – Patientendaten zur Zimmerbelegung aus dem Krankenhausinformationssystem sowie die Raumbuchdaten zur Unterhaltsreinigung. Sie werden im Reinigungs-Data-Hub zusammengeführt. Im nächsten Kreis erfolgt die Verarbeitung der Informationen: Der Disponent zieht sich die Daten für die Tages-Revierplanung und teilt den Reinigungsteams ihre jeweiligen Aufgaben zu. Dem schließt sich der dritte Bereich, das Berichtswesen, an: Das Gesamtprotokoll steht unter anderem dem Controlling zur Verfügung und dient als Basis für die Abrechnung der Reinigungsleistungen. Sollte keine Schnittstelle vorhanden sein können Änderungen zum Beispiel über das Ticketsystem abgebildet werden.

Auftragsplanung

Die Steuerung der Gebäudereinigung sollte ausschließlich in der App erfolgen; sie automatisiert Entscheidungsprozesse: Grundsätzlich wird jedes Patientenzimmer gereinigt; ist aber ein Patientenzimmer nicht belegt, muss eine Reinigung nicht stattfinden. In diesem Fall könnte der Mitarbeiter diesen Raum dennoch chippen und gleich wieder beenden. Damit wird vor Ort angezeigt, dass hier keine Reinigung sattgefunden hat.  Ist der Raum belegt, wird die Unterhaltsreinigung geplant. Auch sogenannte belegungsabhängige Aufträge werden abgebildet, etwa, wenn aus dem KIS oder dem Ticketsystem hervorgeht, dass das Zimmer einen infektiösen Status hat und eine Sonderreinigung erforderlich ist. Nach der Erregerangabe kann die Reinigung gemäß dem Hygienekatalog stattfinden – der Disponent teilt den Auftrag dann entsprechend der Mitarbeiterqualifikation zu. Auch begleitende Leistungen im Zuge des Patientenaufenthalts wie Wäschewechsel können so geplant werden. Im Zimmer müssen im Wechsel zum Beispiel Fußboden, Türrahmen, Lichtschalter und Fenstergriffe gereinigt werden, aber auch diverse vertikale Oberflächen oder die Nachttische. Auch wenn Mitarbeiter kurzfristig ausfallen oder sich Änderungen an der Reinigungsleistung gewisser Räume ergeben, kann das System eine Alternative vorschlagen. Aufträgen und Raumgruppen kann ein Prioritätslevel zugewiesen und Räume abhängig von der Berechtigung den Revieren zugeteilt werden. Die die Zeit für eine Aufgabe kann entweder automatisch oder manuell erfasst werden, was die Grundlage für die Rechnungsstellung legt.

Dabei gilt: Eine Qualitätssicherung ist nur dann sinnvoll möglich, wenn alle relevanten W-Fragen – also wer hat was, wann, wo, wie und warum getan – eindeutig beantwortet werden können. Nur auf dieser Basis lässt sich eine objektive, nachvollziehbare Kontrolle der erbrachten Leistungen sicherstellen.

Informationsbereitstellung

Fachliche Anforderungen an die Reinigung müssen klar kommuniziert und dokumentiert werden können, etwa über die Erregermatrix, die die Auswahl von Desinfektionsmitteln oder der persönlichen Schutzausrüstung bestimmt. Die Reinigungskraft erhält ihre Aufträge und Aufgaben samt aller relevanten Dokumente über die App. Sprachbarrieren werden durch Bereitstellung der Informationen in der Muttersprache oder durch Bilder überwunden. So sind keine Papierunterlagen mehr notwendig. Der Mitarbeiter kann die Erfüllung seiner Aufgaben in der App bestätigen; der Status des Auftrags wird live durch Farben visualisiert. Damit entfallen zugleich gängige Ausflüchte im Alltag der Reinigungsorganisation: Aussagen wie „Das habe ich nicht gewusst“ oder „Das hat mir niemand gesagt“ gehören der Vergangenheit an. Denn durch die lückenlose digitale Nachvollziehbarkeit sind Zuständigkeiten, Aufgabeninhalte und Zeitpunkte der Ausführung eindeutig dokumentiert – und jederzeit überprüfbar. Die absolute Datenhoheit wird darüber gewährleistet, die App über einen eigenen Server laufen zu lassen.

Rollen

Da Mitarbeiter aus verschiedenen Verantwortungsbereichen eine Reinigungs-App nutzen, benötigt diese ein Rechte- und Rollenmanagement. Dieses berücksichtigt Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen aller Beteiligten. Mögliche Rollen sind unter anderem Admin, Vorarbeiter/Objektleiter, Reinigungskraft, Hygienefachkraft oder Kontrolleur. Für das Qualitätsmanagement müssen Berichtswesen, Dokumentenlenkung, etwa von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen oder Checklisten vorhanden sein. Für die Personalabteilung und das Controlling ist eine Schnittstelle zur Planungssoftware von HR sinnvoll.

Darüber hinaus ist die App im medizinischen Umfeld nicht auf die Gebäudereinigung beschränkt: Sie kann flexibel auf sämtliche infrastrukturellen Dienste ausgedehnt werden – etwa auf die Haustechnik, den Winterdienst, die Pflege von Außenanlagen oder den innerbetrieblichen Transport. So entsteht ein zentrales digitales Steuerungstool für sämtliche Facility-Services im Gesundheitswesen.

Fazit

Die Digitalisierung der Reinigungsprozesse im Gesundheitswesen trägt maßgeblich zur Erhöhung von Qualität, Transparenz und Effizienz bei. Eine spezialisierte App schafft durch automatisierte Planung, klare Aufgabenverteilung und rechtssichere Dokumentation eine solide Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Hygienestandards. Sie berücksichtigt die Anforderungen aller Beteiligten – von Reinigungskräften über Hygienefachkräfte bis zum Controlling – und ermöglicht ein medienbruchfreies Arbeiten. So kann nicht nur die Patientensicherheit erhöht, sondern auch der organisatorische Aufwand reduziert werden.

Hygienekatalog und Mitarbeiterqualifikation

Der Hygienekatalog für Einrichtungen im Gesundheitswesen legt erregerspezifische Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen sowie die geeignete persönliche Schutzausrüstung (PSA) fest. Hier werden Erreger aufgelistet – und die Maßnahmen, die in den betroffenen Räumen zu ergreifen sind. Außerdem wird bestimmt, welche Qualifikation ein Mitarbeiter benötigt, um einen solchen Raum mit besonderem Infektionsrisiko reinigen zu dürfen. Der Hygienekatalog gibt an, für welchen Erreger – seien es Adenovirus, HIV oder Cholera –, welche Flächen- und Händedesinfektion notwendig sind, schreibt Dosierung und Einwirkzeit vor.

Die Qualifikationsmatrix führt auf, welche Mitarbeiter welche Reinigungs- und Desinfektionstätigkeiten ausführen dürfen: Jedem wird ein Qualifikationslevel zugeordnet, diese können individuell definiert werden. Beispiele für aufsteigende Qualifikationslevel sind etwa „Reinigungskraft ohne Zusatzqualifikation“, „Reinigungskraft mit allgemeiner Hygieneschulung“, „Desinfektor“ oder „Desinfektor und Sachkundenachweis Raumdesinfektion Wasserstoffperoxid“.

Autor:                                               

Sven Häring, Geschäftsführer Novoworker

 Weitere Informationen:                    https://novoworker.de/