Muss Pflegedokumentation überhaupt Zeit kosten? Wir brauchen sie, um unseren pflegerischen Standard zu belegen. Sie hilft uns, interprofessionell zusammenzuarbeiten und Pflegeprozesse zu steuern. Gleichzeitig verschlingt sie viele Stunden der Arbeitszeit – noch. Denn eine Revolution hat begonnen. Unsere Pfleger dokumentieren viel, aber selten dort und dann, wo sie pflegen. Das Kernproblem liegt weniger in der Dokumentationspflicht als im gewählten Interaktionsmodell. Von Jingsi Wawrzyn-Lei, Pflegedirektorin, GFO Kliniken Rhein-Berg, Betriebsstätte Marien-Krankenhaus Bergisch Gladbach

Bild: Jingsi Wawrzyn-Lei, Pflegedirektorin, GFO Kliniken Rhein-Berg, Betriebsstätte Marien-Krankenhaus Bergisch Gladbach: „Wenn wir KI sinnvoll nutzen, verdrängt sie menschliche Nähe nicht, sondern bringt Pflegekräfte und Patienten näher zusammen.“

Eine Time-Motion-Studie (Zhang et al., 2019) verdeutlicht diese Diskrepanz: Während eines 12-Stunden-Dienstes verbringen Pflegekräfte rund 35 % ihrer Zeit im Patientenzimmer, etwa 25 % entfallen auf Dokumentation. Sie dokumentieren meist außerhalb des Patientenzimmers, zeitlich verzögert und räumlich getrennt vom Pflegehandeln, etwa am Stützpunkt oder im Flur.

Als Kliniken elektronische Patientenakten einführten, hofften Pflegekräfte, ihre Dokumentation näher an den Pflegeprozess zu rücken. Mobile Geräte sollten ermöglichen, Tätigkeiten direkt am Ort des Geschehens zu erfassen, Zeitverzögerungen und Übertragungsfehler zu vermeiden. Die Praxis zeigt jedoch: Pflegekräfte versorgen mehrere Patienten parallel, werden unterbrochen und wechseln zwischen Aufgaben. Dokumentiert wird später. Bildschirmbasierte Systeme zwingen dazu, den Blick vom Patienten abzuwenden. Elektronisch zu dokumentieren, bedeutet daher nicht automatisch, patientennah zu dokumentieren.

Dokumentieren in Pflege integrieren

Das Kernproblem liegt damit weniger in der Dokumentationspflicht als im gewählten Interaktionsmodell. Wer das Problem dauerhaft lösen will, muss das Dokumentieren ins laufende Pflegehandeln integrieren, statt es nachzulagern. KI-gestützte Sprachassistenzsysteme setzen genau an dieser Schnittstelle zwischen Prozess und Systemdesign an. 

Das GFO Zentrum Langenfeld hat auf diese Brüche im Pflegealltag reagiert: Im Oktober 2025 hat es eine KI-gestützte, sprachbasierte Dokumentationsassistenz eingeführt, die von der Firma Dexter Health angeboten wird. Ziel war es nicht, Tipparbeit zu ersetzen, sondern das Interaktionsmodell neu auszurichten: Dokumentation sollte während des Pflegehandelns erfolgen.

Das Pflegepersonal bleibt fachlich verantwortlich

Im Auswahlprozess zeigte sich, dass viele Systeme klassische Speech-to-Text-Funktionen anbieten. Sie erzeugen Freitext, verändern jedoch nicht den dokumentarischen Workflow. Die gewählte Lösung verfolgt einen Assistenzansatz: Gesprochene Inhalte werden kontextuell verarbeitet, fachlich eingeordnet und automatisch strukturiert in die vorhandene Dokumentation überführt. Sie erkennt Vitalwerte, Schmerzangaben und Beobachtungen während des Gesprächs und legt sie geordnet ab. Meldet eine Pflegekraft einen hohen Schmerzgrad und beschreibt zugleich eine geringe Wirkung der Medikation, bereitet die KI eine E-Mail für den zuständigen Arzt vor. Das Pflegepersonal bleibt fachlich verantwortlich.

Pflegekräfte dokumentieren mobil. Jede Pflegekraft trägt während der Schicht ein Smartphone im Kittel und spricht Einträge während der Pflege am Bett des Patienten ein. Das System erkennt Dialekte und umgangssprachliche Wendungen und überträgt sie in fachlich korrekte Texte. Es lernt individuelle Sprechweisen und korrigiert wiederkehrende Fehler selbstständig. Es filtert Gespräche vom Nachbarbett und blendet Störgeräusche aus. Für den klinischen Alltag relevant ist zudem die 48-Stunden-Offline-Fähigkeit: Bei Netzunterbrechung werden Inhalte lokal gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Nicht mehr tippen? Nicht mehr schreiben? Die KI-Spracherkennung war ein Bruch mit Gewohnheiten. Viele Pflegekräften zögerten zunächst schamhaft und sprachen Inhalte ungern im Beisein der Patienten aus. Einige zogen sich zum Sprechen in Nebenräume zurück. Patienten reagierten jedoch überwiegend positiv und ermutigten die Pflegekräfte. Nach zwei Monaten war die Nutzung Routine. Ein weiteres Haus baute auf diesen Erfahrungen auf. Es dauerte nur zwei Wochen, bis die KI-assistierte Dokumentation Routine wurde. Die Praxis hat gezeigt, dass sich die App auf dem iPhone am einfachsten programmieren lassen.

KI-Spracherkennung hat den pflegerischen Alltag positiv verändert

Das System ist sehr effizient: Die Pflegekräfte sparen pro Schicht rund 40 Minuten. Auch Mitarbeiter im Sozialdienst und in therapeutischen Diensten profitieren, da der Aufwand für Protokolle und Verlaufsdokumentation sinkt. Damit hat KI-Spracherkennung Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern den pflegerischen Alltag positiv verändert.

Die Arbeit am Bett wird humaner. Denn Pflegekräfte gewinnen Zeit und wenden sich stärker den Patienten zu. Sie führen Gespräche ohne Zeitdruck, weil sie gleichzeitig pflegen und dokumentieren. Pflege und Dokumentation verschmelzen wieder. Dokumentation wird sichtbar, nachvollziehbar und integraler Bestandteil der Versorgung. Das Beispiel zeigt, wenn wir KI sinnvoll nutzen, verdrängt sie menschliche Nähe nicht, sondern bringt Pflegekräfte und Patienten näher zusammen.

Der Nutzen entsteht nicht allein, weil man Technik anschafft. Pflegekräfte setzen sie nur dann sinnvoll ein, wenn sie in ihren Alltag passt und ihre Arbeit erleichtert. Neu ist nicht das einzelne Produkt, sondern die Art, wie Menschen und System zusammenarbeiten. Es spielt keine Rolle, ob die Lösung proprietär ist oder als Open Source läuft. Entscheidend ist, dass sie Daten schützt, sich mit anderen Systemen versteht und sich sauber in den Ablauf einfügt. Erst dann spart sie Wege, verkürzt Schreibzeiten und verschiebt spürbar Zeit von der Tastatur zurück ans Bett.

Harmonisieren von Datenstrukturen und Schnittstellen

Wie sieht die Zukunft der Künstlichen Intelligenz im Krankenhaus aus? Künstliche Intelligenz kann einen neuen Trend auslösen zu lizenzfreien Modellen. Denn KI erleichtert es Krankenhausverbänden, frei verfügbare Open-Source-Modelle zu nutzen, sie gemeinsam zu betreiben und gezielt an ihre Prozesse anzupassen. Sie laden sie auf eigene Server und trainieren sie mit anonymisierten Routinedaten. Der Hebel liegt im Harmonisieren von Datenstrukturen und Schnittstellen, im Bündeln von Rechenleistung und im gemeinsamen Trainieren, um geistiges Eigentum aufzubauen.

KI entwickelt sich vom Tool zur strategischen Infrastruktur. Wer eigene KI-Modelle betreibt, überwindet die Lizenzabhängigkeit, steigert Skaleneffekte und senkt Prozesskosten dauerhaft.

1    Literaturverzeichnis

Yen, P.-Y., Kellye, M., Lopetegui, M., Saha, A., Loversidge, J., Chipps, E., . . . Buck, J. (Dezember 2018). Nurses' Time Allocation and Multitasking of Nursing Activites: A Time Motion Study. AMIA Annu Symp Proc., S. 1137-1146.

Quelle: Jingsi Wawrzyn-Lei, Pflegedirektorin, GFO Kliniken Rhein-Berg, Betriebsstätte Marien-Krankenhaus Bergisch Gladbach