Zwei Jahre nach der Integration: Klinikum Aschaffenburg-Alzenau zieht erfolgreich Bilanz

Vor zwei Jahren berichtete Thomas Willms, Leitung Einkauf am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau, über die ersten Erfahrungen nach der Integration in die Einkaufsdienstleistungen von Prospitalia. Heute ist das Prospitalia Cockpit fester Bestandteil des Einkaufsalltags. Im Gespräch mit Thomas Willms und Mario Sertzoglou, Director Sales/ Prokurist bei Prospi-talia, ziehen beide Bilanz und zeigen, wie sich digitale Einkaufs- und Stammdatenprozesse in der Praxis bewährt haben. Für Thomas Willms steht fest: „Ohne das Cockpit wären die heutigen Herausforderungen kaum noch beherrschbar.“ Das Interview gibt Einblicke, wie das Prospitalia Cockpit Transparenz schafft, Prozesse vereinfacht und den Einkauf nach-haltig entlastet.

Bild: Thomas Willms, Leitung Einkauf am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau

Herr Willms, im ersten Interview standen Ihre Eindrücke unmittelbar nach der Integration im Mittelpunkt. Heute, zwei Jahre später: Wie hat sich der Klinikeinkauf seitdem weiterentwickelt?

Thomas Willms: Das Prospitalia Cockpit ist heute unser zentrales Steuerungsinstrument im Einkauf. Nach der erfolgreichen Integration standen zunächst die technischen Anbindungen und gemeinsame Prozesse im Fokus. Heute profitieren wir von digitalen Abläufen. Die Digitalisierung von Preisvereinbarungen, Vertragsprozessen und Stammdaten hat unsere Arbeitsweise nachhaltig verändert. Die Komplexität unseres Einkaufs wäre ohne das Cockpit heute kaum noch beherrschbar.

Wie profitieren Sie im Arbeitsalltag von der Integration zwischen SAP und dem Prospitalia Cockpit?

Die Informationen stehen genau dort zur Verfügung, wo wir sie im Arbeitsalltag benötigen. SAP und das Prospitalia Cockpit tauschen Preis-, Artikel- und Stammdaten ohne Medienbrüche aus. Das verbessert die Datenqualität, reduziert manuelle Arbeitsschritte und vereinfacht unsere Abläufe erheblich.

Was hat sich durch die Digitalisierung Ihrer Stammdaten- und Preisprozesse sowie den Einsatz der Prospitalia Softwarelösungen konkret verändert?

Wir verwalten mehr als 10.000 Artikelstammdaten. Früher mussten Preis- und Stammdaten manuell gepflegt werden – das dauerte mehrere Tage. Heute werden Änderungen automatisiert und zum richtigen Zeitpunkt in unser SAP-System übernommen. Dadurch vermeiden wir Rechnungsdifferenzen, reduzieren Fehlerquellen und haben den Aufwand für die Stammdatenpflege von mehreren Tagen auf etwa eine Stunde pro Monat reduziert.

Der digitale Änderungsdienst informiert uns über Lieferanten-, Produkt- und Preisänderungen. Das reduziert den Prüfaufwand erheblich und ermöglicht es uns, uns auf die tatsächlich wichtigen Änderungen zu konzentrieren.

Zusätzlich schafft das integrierte Mengentracking in proAnalytics+ Transparenz über unsere Abnahmevereinbarungen. Somit ist es jederzeit möglich, vereinbarte Mengen transparent einzusehen und mögliche Handlungsoptionen per Knopfdruck abzuleiten, um Maßnahmen umzusetzen. Eine zeitintensive Excel-Auswertung entfällt somit. Das schafft Planungssicherheit – sowohl für uns als Klinik als auch für unsere Lieferanten – und erleichtert die Steuerung unserer Einkaufsprozesse deutlich.

Darüber hinaus befinden wir uns derzeit in der Projektierung, sodass uns Prospitalia künftig bei der Pflege der Warengruppen, insbesondere bei der Zuordnung nach eClass und PS-Warengruppen, unterstützen wird.

Wie unterstützen Sie die digitalen Lösungen heute bei der strategischen Einkaufssteuerung?

Für unsere Einkaufssteuerung spielen die Prospitalia Cockpit Apps proHospital+ und proAnalytics+ eine zentrale Rolle. proAnalytics+ liefert Transparenz über Einkaufsmengen und -verhalten, unterstützt die optimale Nutzung von Preisstaffeln und schafft fundierte Entscheidungsgrundlagen für den strategischen Einkauf. Über proHospital+ erfolgt die Preisdatenpflege.

Digitale Vertragsprozesse und Abnahmevereinbarungen haben im Klinikeinkauf deutlich an Bedeutung gewonnen. Wie hat sich Ihr Vertragsmanagement weiterentwickelt?

Das digitale Vertragsmanagement im Cockpit schafft Transparenz und Planungssicherheit. Wir haben unsere Abnahmevereinbarungen jederzeit im Blick und werden über Hinweise automatisch auf bevorstehende Fristen hingewiesen. So können wir frühzeitig reagieren und unsere Vertragsprozesse gezielt steuern. Gleichzeitig laufen diese heute weitgehend digital ab – von digitalen Willenserklärungen bis hin zu den internen Unterschriftenregelungen. Der gesamte Prozess bleibt für uns jederzeit nachvollziehbar und reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich.

Wie hat sich die Unterstützung durch Prospitalia bei Ausschreibungen und Beschaffungsvorhaben entwickelt?

Der Großteil unserer Investitionsvorhaben kann heute auf Basis bestehender Ausschreibungen über Miniwettbewerbe abgewickelt werden. Das spart Zeit und ermöglicht wirtschaftliche Lösungen deutlich schneller. Für komplexe Singular-Ausschreibungen können wir bei Bedarf die Unterstützung des Expertenteams von Prospitalia in Anspruch nehmen – von der Erstellung des Leistungsverzeichnisses bis zur Durchführung des Vergabeverfahrens. Für Verfahren, für die wir in der Vergangenheit über ein halbes Jahr benötigt haben, können wir jetzt innerhalb von vier bis sechs Wochen einen vergabekonformen Abschluss erreichen. Und dies ist nur der zeitliche Vorteil. Die Individualität unserer Klinikbedürfnisse wird dabei im Verfahren berücksichtigt, sodass wir auch hier eine deutliche Verbesserung spüren. Zusätzlich profitieren wir von der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Leistungsportfolios der Vivecti Group, beispielsweise durch verhandelte Wartungsverträge im Bereich der Medizin- und Haustechnik.

Wie effizient läuft die Bearbeitung von Anfragen an Prospitalia heute im Vergleich zu früher?

Das Ticketsystem hat unsere Kommunikation deutlich vereinfacht. Anfragen werden über das Cockpit direkt an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet und ihr Bearbeitungsstatus ist jederzeit transparent nachvollziehbar. Auch Alternativartikel können unkompliziert angefragt werden, wenn diese nicht ohnehin bereits im Cockpit hinterlegt sind. Das spart Zeit und sorgt für Transparenz über offene und erledigte Vorgänge.

Prospitalia versteht sich nicht nur als Einkaufspartner, sondern auch als Impulsgeber. Wie erleben Sie diese Zusammenarbeit?

Gerade in herausfordernden Marktphasen ist die Unterstützung durch Prospitalia besonders wertvoll. Die regelmäßigen digitalen Klinikupdates informieren uns frühzeitig über Marktentwicklungen, Lieferengpässe und Preisentwicklungen. Das schafft Orientierung und hilft uns, schnell die richtigen Maßnahmen einzuleiten. Die Prospitalia Expertenkreise fördern den regelmäßigen Austausch zu operativen und strategischen Fragestellungen und liefern praxisnahe Lösungsansätze. So ist zum Beispiel das Ticketsystem entstanden.

Der Jahreskongress ergänzt dieses Netzwerk mit fachlichen Impulsen, persönlichen Gesprächen und wertvollem Erfahrungsaustausch. Dieser kontinuierliche Wissenstransfer schafft einen echten Mehrwert für unsere tägliche Arbeit.

Welchen Stellenwert hat das Weiterbildungsprogramm für Sie?

Das Weiterbildungsprogramm ist ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit. Die Kombination aus digitalen und Präsenzveranstaltungen sowie Themen wie „Medizin für Nichtmediziner“ erweitert den fachlichen Horizont und unterstützt uns im Klinikalltag.

Wie unterstützt Sie das Key Account Management im Alltag?

Wir haben feste Ansprechpartner, die unsere Prozesse kennen, schnell reagieren und Projekte aktiv begleiten. Besonders schätze ich, dass sie alle Fäden in der Hand behalten, Timelines konsequent nachverfolgen und Themen nicht aus dem Blick verlieren. So bleiben Projekte in Bewegung und wir können uns darauf verlassen, dass nichts liegen bleibt. Diese Verlässlichkeit und die partnerschaftliche Zusammenarbeit erleichtern unseren Arbeitsalltag spürbar.

Was würden Sie anderen Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen mit auf den Weg geben?

Digitale Lösungen entfalten ihren vollen Nutzen nur, wenn sie von Kliniken und Lieferanten konsequent genutzt werden. Entscheidend ist das Zusammenspiel aller Beteiligten. Digitale Prozesse sind heute keine Komfortfunktion mehr, sondern eine wesentliche Voraussetzung für einen wirtschaftlichen und zukunftsfähigen Klinikeinkauf.

Über das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau

Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau ist ein Akutkrankenhaus der Schwerpunktversorgung und zählt zu den zehn größten Krankenhäusern Bayerns. An den Standorten Aschaffenburg und Alzenau versorgen rund 3.000 Mitarbeitende jährlich etwa 100.000 Patientinnen und Patienten. Das Klinikum verfügt über rund 900 Betten. Der Klinikeinkauf arbeitet mit dem Materialwirtschaftssystem SAP, das über Standardschnittstellen mit der digitalen Softwarelösung, dem Prospitalia Cockpit, verbunden ist. Als akademisches Lehrkrankenhaus der Julius-Maximilians-Universität Würzburg gehört das Klinikum zu den bedeutendsten Gesundheitsversorgern am Bayerischen Untermain.

Quelle: © Prospitalia GmbH

Bild: Thomas Willms, Leitung Einkauf am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau