Vom Patientenportal zur digitalen Versorgungsplattform - Warum die Krankenhausreform auch eine IT-Reform ist

Mit der Einführung von Leistungsgruppen, Vorhaltevergütung und neuen Anforderungen an die Versorgungsplanung verändert sich die Steuerungslogik deutscher Krankenhäuser grundlegend. Jetzt rückt die Fähigkeit in den Vordergrund, Patientenströme, Ressourcen und Behandlungspfade intelligent zu koordinieren. Die technische Infrastruktur wird damit zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Wirtschaftlichkeit, Versorgungsqualität und Wettbewerbsfähigkeit.

Bild: Weiterentwicklung des Patientenportals zu einer digitalen Versorgungsplattform. © by samedi.

In sechs Entwicklungsstufen: Wie KI und intelligente IT-Funktionen Krankenhäuser fit für die Reform machen

• Die Krankenhausreform stellt neue organisatorische und wirtschaftliche Anforderungen, wodurch sich auch die Krankenhaus-IT fundamental weiterentwickelt.
• Das Patientenportal wird zu einer zentralen Plattform für Patientensteuerung, Prozessautomatisierung und sektorenübergreifende Versorgung.
• Künstliche Intelligenz, Automatisierung und interoperable Schnittstellen bilden die technologische Grundlage für die nächste Ausbaustufe digitaler Krankenhausprozesse.

Im Zentrum dieser Entwicklung steht das Patientenportal. Was im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes zunächst als digitales Angebot für Terminmanagement, Aufnahmeformulare und Dokumentenaustausch etabliert wurde, entwickelt sich zunehmend zu einer intelligenten Versorgungsplattform. Sie verbindet Patientinnen und Patienten, medizinische Fachbereiche und ambulante Leistungserbringer über einen gemeinsamen digitalen Prozess und schafft die Grundlage für eine datenbasierte Steuerung der Versorgung.

Das Patientenportal wird zur zentralen Prozessplattform

In vielen Krankenhäusern existieren heute bereits zahlreiche digitale Einzellösungen – vom Termin- und Dokumentenmanagement über medizinische Befundung bis hin zu Abrechnungsprozessen. Ihr volles Potenzial schöpfen diese Anwendungen jedoch erst aus, wenn sie über standardisierte Schnittstellen miteinander kommunizieren und Informationen medienbruchfrei entlang des gesamten Behandlungspfads ausgetauscht werden.

Das Patientenportal entwickelt sich dabei zur zentralen Orchestrierungsplattform. Es verknüpft Krankenhausinformationssysteme, Termin- und Ressourcenmanagement, Kommunikationslösungen sowie weitere klinische Anwendungen zu einem integrierten digitalen Ökosystem. Gleichzeitig bildet es den zentralen Einstiegspunkt für Patientinnen und Patienten, Mitarbeitende und perspektivisch auch für ambulante Leistungserbringer.

Damit verändern sich auch die Anforderungen an die Krankenhaus-IT: Neben Stabilität und Informationssicherheit rücken insbesondere Interoperabilität, standardisierte Schnittstellen, Prozessautomatisierung und intelligente Workflow-Steuerung in den Fokus. Ziel ist eine durchgängige, systemübergreifende Steuerung der Patient Journey - von der Terminvereinbarung über die Behandlung bis zur Nachsorge.

Sechs Entwicklungsstufen zur digitalen Versorgungsplattform

Die Weiterentwicklung eines Patientenportals erfolgt schrittweise. Jede Ausbaustufe erweitert sowohl den Funktionsumfang als auch den Nutzen für Krankenhäuser und schafft gleichzeitig die technische Grundlage für die nächste Entwicklungsphase.

1. Digitale Patientenansprache und KI-Terminsteuerung gem. Leistungsgruppen

Die erste Stufe beginnt mit der digitalen Interaktion zwischen Krankenhaus und Patient bzw. Patientin. Online-Terminvereinbarungen, digitale Überweisungsprozesse und automatisierte Erinnerungen reduzieren telefonische Anfragen und vereinfachen administrative Abläufe.

Technisch liegen dabei Regelwerke zur Terminvergabe und Ressourcenplanung sowie die Anbindung an das Krankenhausinformationssystem zugrunde. Termine werden auf Basis der zugeordneten Leistungsgruppen und vorhandenen Ressourcen geplant. Mit der KI-Terminbuchung werden Patientinnen und Patienten automatisiert passende Terminarten vermittelt. Für Krankenhäuser bedeutet dies eine bessere Auslastung vorhandener Kapazitäten, weniger Medienbrüche und eine deutlich höhere Prozessqualität bereits vor dem ersten Patientenkontakt.

2. KI-gestützte Patientenpfade, KI-Chatbot und digitale Serviceprozesse

Mit dem Ziel, Patientinnen und Patienten effizienter durch das Versorgungssystem zu leiten, wird der Terminvereinbarung eine digitale Triage bspw. in Form eines Symptomchecks vorgeschaltet. Anhand der Ergebnisse werden passende Termine vorgeschlagen und Patientinnen und Patienten direkt in die richtige Versorgungsebene vermittelt. Zudem bilden die erhobenen Daten die erste Basis für individualisierte Versorgungsprozesse. Dabei werden Patientinnen und Patienten auch durch einen KI-Chatbot unterstützt. Direkt auf der Website des Krankenhauses oder im Patientenportal integriert beantwortet er rund um die Uhr Fragen zu Terminen, Aufenthalt, Vorbereitung einer Behandlung oder Besuchsregelungen. Standardanfragen werden automatisiert beantwortet, während komplexe Anliegen gezielt an die zuständigen Bereiche weitergeleitet werden. Dadurch sinkt das Anfragevolumen beim Personal und Patientenaufnahmen, während Patientinnen und Patienten gleichzeitig schneller die gewünschten Informationen erhalten.

Im Rahmen eines prädiktiven Kapazitätsmanagements sagen KI-Modelle auf Basis historischer und aktueller Daten (z. B. Aufnahmezahlen, Saisonalität, Bettenbelegung) vorher, wann und wo mit hoher Auslastung zu rechnen ist, sodass Personal, Betten und Ressourcen vorausschauend geplant werden können, statt reaktiv Anpassungen vorzunehmen. Für die IT entsteht daraus eine neue Aufgabe: KI-Dienste müssen sicher in bestehende Plattformen integriert, datenschutzkonform betrieben und nahtlos mit vorhandenen Informationssystemen verbunden werden.

3. KI-automatisiertes Aufnahmemanagement und Vorbereitungsprozesse

Die Aufnahme beginnt heute bereits vor dem Betreten des Krankenhauses. Patientinnen und Patienten erfassen Anamnesedaten digital, laden Dokumente hoch, unterschreiben Einwilligungen elektronisch und übermitteln notwendige Informationen bereits im Vorfeld. Stammdaten können automatisiert geprüft und Dokumente strukturiert den jeweiligen Behandlungspfaden zugeordnet werden.

Für die IT bedeutet das eine enge Verzahnung zwischen Patientenportal, Dokumenten- und Identitätsmanagement sowie dem Krankenhausinformationssystem. Gleichzeitig entstehen qualitativ hochwertige strukturierte Daten, die in nachgelagerten Prozessen unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Die Datenerhebung unterliegt dabei stets dem Prinzip der Datensparsamkeit und adäquater Schutzmaßnahmen. Der Effekt: administrative Mitarbeitende werden entlastet, Wartezeiten verkürzen sich und der erste persönliche Kontakt kann sich stärker auf die Kernaufgaben in der Versorgung konzentrieren.

4. Digitale Behandlungspfade und KI-unterstützte Workflows

Digitale Prozesse im Krankenhaus enden nicht mit der Aufnahme: Während der Behandlung unterstützt das Patientenportal die Organisation komplexer Prozesse. Termine werden automatisiert koordiniert, Aufgaben zwischen Berufsgruppen verteilt und Informationen kontinuierlich synchronisiert. Die KI-gestützte Dokumentation von Behandlungen reduziert manuelle Dokumentationsaufwände signifikant und stärkt den Fokus auf die Patientinnen und Patienten im Termin. Telemedizin ermöglicht flexible Patiententermine in der Vorbereitung und Nachsorge sowie fachlichen Austausch in Telekonsilen und Netzwerken für eine gesteigerte Behandlungsqualität und Vernetzung mit Spezialisten.

5. Digitale Nachsorge und Hospital-at-Home

Mit der Ambulantisierung gewinnt die Versorgung nach dem stationären Aufenthalt zunehmend an Bedeutung. Patientenportale entwickeln sich deshalb zu Begleitplattformen über den eigentlichen Krankenhausaufenthalt hinaus. Digitale Nachsorgeprogramme, Videosprechstunden, Fernmonitoring sowie die Integration von Gesundheits-Apps oder Wearables ermöglichen eine kontinuierliche Betreuung auch im häuslichen Umfeld. Automatisierte Erinnerungen, digitale Fragebögen oder KI-gestützte Kommunikation unterstützen sowohl Patientinnen und Patienten als auch Behandlungsteams und schaffen gleichzeitig neue Möglichkeiten für eine frühzeitige Erkennung kritischer Entwicklungen.

Krankenhäuser können dadurch Versorgungsprozesse effizient verlängern, ohne zusätzliche stationäre Ressourcen aufzubauen.

6. Sektorenübergreifende Versorgungssteuerung

Der größte Nutzen entsteht dort, wo Patientenportale nicht mehr nur innerhalb eines Krankenhauses arbeiten, sondern unterschiedliche Leistungserbringer miteinander verbinden. Über standardisierte Schnittstellen werden Informationen zwischen Krankenhäusern, niedergelassenen Praxen, MVZ, Reha-Einrichtungen oder Pflegeeinrichtungen ausgetauscht. Dabei entstehen höchste Anforderungen an Interoperabilität, die von allen beteiligten Stakeholdern getragen werden müssen.

Das Patientenportal entwickelt sich dadurch zur digitalen Infrastruktur einer sektorenübergreifenden Versorgung. Patienteninformationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, während Überweisungen, Terminabstimmungen oder Nachsorgeprozesse über die Grenzen einzelner Versorgungseinrichtungen hinweg koordiniert werden können.

Gerade im Kontext der neuen Vergütungslogik nach Leistungsgruppen im Rahmen der Krankenhausreform entsteht so die Möglichkeit, Patientinnen und Patienten gezielt innerhalb regionaler Versorgungsnetzwerke zu steuern und vorhandene Kapazitäten optimal zu nutzen. Der Krankenhaustransformationsfonds (KHTF) fördert diese Entwicklung aktiv.

Plattform statt Einzellösung

Mit jeder Entwicklungsstufe steigen die Anforderungen an die technische Architektur. Gefragt sind keine isolierten Anwendungen, sondern offene Plattformen mit standardisierten Schnittstellen, skalierbaren Cloud-Architekturen und einer konsequenten Ausrichtung auf Interoperabilität.

Ebenso wichtig ist die Integration moderner KI-Funktionen in bestehende Prozesse. Der größte Nutzen entsteht nicht durch einzelne Chatbots oder Automatisierungslösungen, sondern durch ihr Zusammenspiel mit Terminmanagement, Patientenkommunikation, Dokumentenmanagement und klinischen Informationssystemen. Für die Krankenhaus-IT bedeutet das, Anwendungen nicht mehr isoliert zu betrachten, sondern als Bestandteile einer gemeinsamen digitalen Infrastruktur für die Versorgung.

Fazit

Die Anforderungen der Krankenhausreform markieren den Übergang in die nächste Phase der Digitalisierung. Nicht mehr die Einführung einzelner digitaler Anwendungen steht im Vordergrund, sondern deren intelligente Vernetzung zu einer integrierten Plattform für Prozess- und Versorgungssteuerung.

Das Patientenportal entwickelt sich damit von einer administrativen Anwendung zur strategischen Versorgungsplattform. KI-gestützte Kommunikation, automatisierte Workflows, digitale Aufnahmeprozesse, sektorenübergreifende Schnittstellen und integrierte Behandlungspfade schaffen die Grundlage für eine effizientere Organisation der Versorgung.

Für Krankenhäuser liegt der eigentliche Mehrwert dabei nicht allein in der Einführung neuer Technologien, sondern in ihrer konsequenten Integration. Erst wenn Daten, Prozesse und Systeme durchgängig miteinander verbunden sind, entsteht eine digitale Infrastruktur, die den Anforderungen der Krankenhausreform gerecht wird und gleichzeitig Fachkräfte entlastet, Ressourcen effizienter nutzt und Patientinnen und Patienten besser durch den gesamten Behandlungsprozess begleitet.

AUTOR - Prof. Dr. Alexander Alscher

Prof. Dr. Alexander Alscher ist Gründer und Geschäftsführer der samedi GmbH, einem führenden Softwareunternehmen für Patientenportale und digitales Patientenmanagement mit Sitz in Berlin. Die Lösungen von samedi werden von mehr als 50.000 Healthcare Professionals für über 40 Millionen Patientinnen und Patienten genutzt. Seit 2015 lehrt und forscht er als Professor an der BSP Business & Law School Berlin zu den Themen digitale Vernetzung und Versorgungssteuerung im Gesundheitswesen.

Quelle: Fachbeitrag von Prof. Dr. Alexander Alscher, Gründer und Geschäftsführer der samedi GmbH 

Bildmaterial: © by samedi