Ohne E-Mail läuft bei der Kommunikation in Krankenhäusern nach wie vor nichts: Täglich versenden und empfangen sie eine Vielzahl sensibler Daten, die dem Datenschutz unterliegen, per Mail. Während zwar der Versand medizinischer Patientendaten mittlerweile fast ausschließlich innerhalb der Telematikinfrastruktur mit KIM (Kommunikation im Medizinwesen) erfolgen muss, nutzen Krankenhäuser für die Übermittlung nicht rein-medizinischer Informationen durchaus weiterhin E-Mail. Diese sind jedoch nicht weniger kritisch: angefangen bei personenbezogenen Mitarbeiterdaten, über Finanz- und Abrechnungsdaten bis hin zu sensiblen betriebsinternen Informationen.
Um diese vertraulichen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, müssen Krankenhäuser ihre E-Mail-Kommunikation bestmöglich absichern. Dafür sind neben Virenscanner, Spamschutz und Advanced Threat Protection – inklusive AI-basierter und dennoch datenschutzkonformer Sandbox – auch E-Mail-Archivierung und Verschlüsselung essenzielle Faktoren. Mit der cloudbasierten Retarus Secure E-Mail Platform erhalten Krankenhäuser dafür alles Notwendige aus einer Hand. Von einem rein deutschen Anbieter mit Datenverarbeitung in ausschließlich lokalen und selbstbetriebenen Rechenzentren.
E-Mail-Archivierung: Ein sicherer und langfristiger Datenspeicher
Einrichtungen des Gesundheitswesens sind rechtlich dazu verpflichtet, steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente, wie Verträge und Rechnungen, über einen vorgeschriebenen Zeitraum hinweg aufzubewahren – dazu zählt auch der elektronische Schriftverkehr. Demnach tragen sie auch die Verantwortung für die revisions- und rechtssichere sowie langfristige Aufbewahrung von E-Mails und ihren Dateianhängen.
Das Retarus Email Archive, als Baustein der Retarus Secure Email Platform, speichert automatisch, zuverlässig und rechtskonform den ein- und ausgehenden sowie auf Wunsch auch den internen E-Mail-Verkehr im Original-Raw-Format inklusive relevanten SMTP-Informationen. Im Rahmen der cloudbasierten Plattform erfüllt Retarus alle Compliance-Anforderungen aus einer Hand: Revisionssicherheit, Verschlüsselung der archivierten Daten und Email Continuity. Im Archiv abgelegte Nachrichten sind unveränderbar und dank Vier-Augen-Prinzip vor unbefugtem Zugriff geschützt. Selbst bei großem Speicherumfang sind Nachrichten im Bruchteil von Sekunden auffindbar, unabhängig vom eingesetzten E-Mail-System. Das Archiv ermöglicht den Zugriff für bis zu zehn Jahre, danach erfolgt eine gesetzeskonforme Löschung.
Die Langzeitaufbewahrung von E-Mails mit Retarus Email Archive erfüllt zuverlässig alle europäischen Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO. Retarus stellt seine Branchenexpertise seit Jahrzehnten immer wieder in zahlreichen Projekten mit privaten sowie öffentlichen Gesundheitsdienstleistern unter Beweis. Alle E-Mails werden in auditierbaren, hochverfügbaren und redundanten Retarus-Rechenzentren in Europa unveränderbar gespeichert und dabei durch eine hybride Verschlüsselung geschützt.
E-Mail-Encryption: Sichere Ent- und Verschlüsselung von vertraulicher Kommunikation
Darüber hinaus lassen sich personenbezogene Daten ebenso wie betriebsinterne Informationen auch mit Retarus Email Encryption verschlüsseln. Die Lösung entschlüsselt eingehende Nachrichten zentral über die Cloud-Plattform, bevor sie im Originalformat im wiederum verschlüsselten Archiv abgelegt werden.
Zusätzlich reduziert die User Synchronization for Encryption (USE) von Retarus den Aufwand für Administratoren deutlich. Mit dieser Funktion lassen sich einzelne Nutzer, Gruppen, Schlüssel beziehungsweise Zertifikate sowie Richtlinien automatisiert verwalten, ohne den Retarus-Support einzubinden. Der IT-Security-Admin definiert, welche Mitarbeiter oder Gruppen welche Schlüssel und Zertifikate benötigen und wie das individuelle Regelwerk aussehen soll. Anhand dieser kundenspezifischen Regelwerke werden vertrauliche Nachrichten inklusive aller Dateianhänge automatisch verschlüsselt. Auch S/MIME- und PGP-Schlüssel lassen sich darüber automatisiert erstellen und synchronisieren. Administratoren werden über den Status der Synchronisation und die erstellten Schlüssel umgehend per E-Mail benachrichtigt. Dadurch behalten IT-Verantwortliche die volle Kontrolle über die verwendeten Schlüssel. Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen mit vielen Nutzern senken dadurch ihren manuellen Aufwand erheblich. Gleiches gilt auch für die Endanwender. Denn: je einfacher zu handhaben, desto eher wird verschlüsselt. Mit der Gateway-basierten Retarus-Lösung lässt sich eine ausgehende Mail mit nur einem Klick direkt im E-Mail-Client verschlüsseln. Falls der Empfänger selbst keine Verschlüsselungslösung nutzt, kann die E-Mail über ein sicheres Webmail-Postfach zur Abholung bereitgestellt werden.
BU: Alles aus einer Hand: Die cloudbasierte Retarus Secure Email Platform überprüft ein- und ausgehende E-Mails auf Malware, Spam und Phishing. Außerdem lassen sich darüber E-Mails revisions- und rechtssicher archivieren sowie ver- und entschlüsseln.
