Gastartikel von Natascha Prins, Carolin Neumann und Claudia Möller (AGAPLESION) sowie Jessica Böhm und Dr. Fabian Heim (samedi)

Mit dem flächendeckenden Rollout des Patientenportals treibt AGAPLESION gemeinsam mit samedi als Technologiepartner die digitale Transformation in der Krankenhauslandschaft voran. Schon in den ersten Wochen nach dem Pilotstart mit drei Fachabteilungen legten mehr als 100 Patientinnen und Patienten eigenständig Accounts an. Mittlerweile sind es mehr als 10.000 neue Patientinnen und Patienten über alle Akzeptanz durch Nutzen: Erfolgreiche Einführung des Patientenportals bei der AGAPLESION gAG Gastartikel von Natascha Prins, Carolin Neumann und Claudia Möller (AGAPLESION) owie Jessica Böhm und Dr. Fabian Heim (samedi) Einrichtungen hinweg – ein Zeichen für hohe Akzeptanz und praktischen Nutzen. Die Rückmeldungen aus den Fachabteilungen bestätigen: weniger Telefonaufkommen, weniger Papierprozesse, effizientere Abläufe. Wie der Klinikverbund mit 20 Standorten das geschafft hat und welche Learnings und Erfolgsfaktoren dazu beigetragen haben, zeigt dieser Beitrag.

Learning #1: Ein Patientenportal ist kein IT-Projekt

Die Einführung eines Patientenportals ist weit mehr als ein ITProjekt – sie gelingt nur, wenn Mitarbeitende frühzeitig und aktiv eingebunden werden. Daher wurde das Patientenmanagement und die Patientenaufnahme von Beginn an beteiligt, um diejenigen einzubeziehen, die täglich mit Terminvergabe, Aufnahmeprozessen und Dokumentenmanagement arbeiten. Die Bedarfsanalyse zeigte schnell: Anforderungen unterscheiden sich nicht nur zwischen Standorten, sondern auch innerhalb gleicher Fachabteilungen – so waren bspw. die Anforderungen der Geburtshilfe in Hamburg andere als in Göttingen. Während einige Einrichtungen früh zusätzliche Funktionen wie Nachrichten oder Dokumenten-Upload forderten, lehnten andere diese klar ab. Umso wichtiger war es, bedarfsgerechte Nutzungserfahrungen und Mehrwerte für die Anwendenden mit dem Patientenportal zu schaffen. Die Effekte sind eindeutig : Bereits nach kurzer Zeit sinken Anrufvolumen und manueller Aufwand spürbar, die Akzeptanz im Team steigt. Die Gynäkologie in Frankfurt berichtet von „durchweg positiven Erfahrungen“ und baut das Angebot von Online-Terminen weiter aus, die Geburtshilfe in Hamburg spricht von einem „absoluten Gamechanger“ mit 85 Prozent Online-Buchungen und nur noch 15 Prozent telefonischer Terminvereinbarung. Anfängliche Skepsis hat sich schnell gelegt: “Ich war am Anfang sehr skeptisch und jetzt liebe ich es”, lautet ein Feedback am Standort Frankfurt.

Learning #2: Erfolge sichtbar machen mit einem Minimum Viable Product

Um Fortschritte schnell sichtbar zu machen und den Rollout skalierbar zu gestalten, entwickelte das Projektteam ein Minimum Viable Product (MVP). Dieses umfasste zunächst Terminanfrage und -buchung, FAQs, einen Lageplan sowie das AGAPLESION Meinungsmanagement-Tool für Feedback. Auf dieser Basis startete im November 2024 die erste Konfiguration für drei fachlich sehr unterschiedliche Bereiche – Fußchirurgie, Plastische Chirurgie und Geburtshilfe. Die Vielfalt der Anforderungen zeigte erneut, dass die Bedürfnisse der Einrichtungen nicht immer mit dem Standard des MVP übereinstimmen. Dennoch verlief der erste Go-live in Hamburg erfolgreich. Innerhalb weniger Stunden gingen unerwartet zahlreiche Buchungen der Geburtshilfe ein – ganz ohne zusätzliche Werbung. Die schnelle, organische Nutzung durch die Patientinnen überraschte das Team, stärkte jedoch unmittelbar die Zuversicht der Mitarbeitenden: Die Wirkung des Portals war sofort erkennbar.

Learning #3: In Use Cases statt Checkboxen denken

Ein erfolgreiches Patientenportal entsteht nicht durch reines Abhaken der Muss-Kriterien im Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG). Entscheidend ist der Fokus auf die konkreten Use Cases im Krankenhaus. In Leipzig zeigte sich beispielsweise, wie wichtig die Abbildung von Wahlleistungen wie Einzelzimmern war – ein Aspekt, der im MVP nicht vorgesehen war. Auch Anfragen zu Rezepten oder Medikamenten, die nicht in den KHZG-Vorgaben auftauchten, wurden schnell relevant und in die Planung aufgenommen. Gleichzeitig identifizierte das Team neue Optimierungsmöglichkeiten, etwa die Weiterentwicklung des Zuweiserportals zur Abbildung unterschiedlichster Bedarfe oder die Integration alternativer Terminvorschläge bei Absagen.

Learning #4: Hybrides Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Im Projekt zeigte sich, dass ein flexibles Vorgehen entscheidend ist: Die Kombination aus agilem Projektmanagement in der Initialphase und Bedarfsermittlung sowie einem klassischen Wasserfall-Modell für einen skalierbaren Rollout brachte einerseits eine hohe Akzeptanz und andererseits die erforderliche Geschwindigkeit für die Projekteinführung in allen 18 Krankenhäusern mit 20 Standorten. Für die Weiterentwicklung des Patientenportals nach initialem Rollout kommen nun wieder agile ProjektmanagementMethoden zum Einsatz, zum Beispiel bei der Implementierung automatischer Antworten in der Chat-Kommunikation. Neue Use Cases werden priorisiert, Anforderungen der Kliniken erneut abgeglichen und die Weiterentwicklung des MVP somit unmittelbar aus den Erkenntnissen der bisherigen Einführungen abgeleitet.

Fazit

Beim Patientenportal geht es um mehr als die Einführung einer Software. Frühzeitige Beteiligung der Mitarbeitenden, ein MVP auf Basis realistischer Use Cases und ein hybrides Projektmanagement sorgen für Akzeptanz und Nutzen. Dabei wird deutlich: Der Erfolg hängt wesentlich von der engen Zusammenarbeit zwischen Krankenhaus und Technologiepartner ab. Nur durch kontinuierlichen Austausch, gegenseitiges Verständnis der klinischen Prozesse und abgestimmte Weiterentwicklung lassen sich digitale Lösungen schaffen, die sowohl Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtern als auch Patientinnen und Patienten echten Mehrwert bieten. Ein partnerschaftlicher Ansatz ermöglicht somit nicht nur eine reibungslose Implementierung, sondern auch eine nachhaltige, skalierbare Digitalisierung im Krankenhaus.

Quelle: Krankenhaus-IT Journal, Ausgabe 06/2025 - Stand Dezember 2025

Autoren: Natascha Prins, Carolin Neumann und Claudia Möller (AGAPLESION) sowie Jessica Böhm und Dr. Fabian Heim (samedi) / Bild: Agaplesion