Geht nicht, gibt’s nicht – Einschränkungen öffnen den Blick für neue Möglichkeiten

Corona

Veröffentlicht 08.10.2021 09:00, Dagmar Finlayson

Henning Bergmann ist Leiter Operations bei der TÜV TRUST IT am Standort Köln und bereits seit dessen Gründung im Jahr 2008 im Unternehmen beschäftigt. Mit Ausbruch der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 mussten auch hier viele Arbeitsabläufe angepasst und neue Lösungsansätze entwickelt werden. Im Interview erläutert Henning Bergmann, wie die TÜV TRUST IT auf die neuen Rahmenbedingungen reagiert hat und wie es gelungen war, weiterhin das gewohnt große Serviceportfolio zur Verfügung zu stellen.

Herr Bergmann, die Corona-Pandemie hat den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen radikal verändert. Wie hat die TÜV TRUST IT auf die neuen Anforderungen reagiert?

Wie es in unserer Branche üblich ist, waren die meisten unserer Mitarbeiter, vor allem auch die Auditoren, bereits mit allen technischen Voraussetzungen für das mobile Arbeiten ausgestattet. Wir haben daher sehr früh komplett auf Homeoffice umgestellt, weil wir das als sinnvolle Maßnahme erachtet haben. Und da sich damit schlagartig vieles auf die digitale Schiene verschoben hat, kam natürlich auch früh die Frage nach dem sinnvollsten Kommunikationstool auf. Obwohl wir natürlich auch vorher schon Online-Meetings mit entsprechenden Tools genutzt haben, unter anderem Skype for Business, waren wir froh darüber, bei einem Pilotprojekt innerhalb des Konzerns mitwirken zu können, bei dem Microsoft Teams evaluiert wurde. Das verwenden wir noch heute, intern und auch in der Kommunikation mit unseren Kunden. Gerade zu Anfang gab es natürlich viel Verunsicherung bei unseren Mitarbeitern durch die Pandemie, weshalb wir zum Start der ersten Lockdown-Phase wöchentliche Meetings abgehalten haben und das hat meines Erachtens sehr gut funktioniert.

Was waren die größten Herausforderungen bei diesem Vorgehen?

Man muss sich dessen bewusst sein, dass das „Homeoffice“ ein anderes Arbeiten und auch eine andere Belastung ist, als die Arbeit im Büro. Es wird viel mehr telefoniert oder per Videokonferenz kommuniziert, was in Summe einfach anstrengender ist. Dadurch, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen, wird oft mehr gearbeitet. Und da liegt es auch in der Verantwortung jedes Einzelnen, eine vernünftige Grenze zu ziehen. Eine andere Herausforderung war trotz eines gut funktionierenden Kommunikationstools die Kommunikation mit unseren Kunden. Denn viele Kunden nutzen andere Tools als wir selbst. Darauf mussten wir flexibel reagieren. Aber auch das lief besser als erwartet. Nachdem die Kunden gemerkt haben, dass sich Termine in den meisten Fällen auch gut online durchführen lassen, hat sich die Lage sehr entspannt.

Wie hat sich die Zusammenarbeit mit den Kunden im Speziellen verändert? Vieles konnte ja plötzlich nicht mehr vor Ort stattfinden.

Richtig, gerade die klassische Beratung, Audits und auch der Kick-Off von Projekten wurden vor Corona natürlich primär beim Kunden vor Ort durchgeführt. Die meisten Aktivitäten funktionieren aber auch remote. Beispiel Audits: Weil wir den Kunden per Video anleiten können, so praktisch virtuell vor Ort sind, waren virtuelle Gebäudebegehungen im Zusammenhang mit Prüfungen möglich. Schwieriger wird es in der direkten Kommunikation, beispielsweise in Interviewsituationen im Rahmen von Audits, wo es sehr hilfreich ist zu sehen, wie das Gegenüber reagiert, ob er vielleicht unsicher ist oder etwas verschweigt. Ohne Kamera, nur über die Tonspur, ist das noch schwieriger. Das ist eben das Problem der stark eingeschränkten nonverbalen Kommunikation und das macht im Vergleich schwieriger, einen umfassenden Eindruck zu bekommen.
Sehen Sie diesen Umstand als größten Nachteil dieses Vorgehens unter Corona-Bedingungen? Es ist ein Nachteil und mit Sicherheit einer der größten, ja. Dazu kommt aber von unserer Seite, dass wir oft mehr Themen an einem Tag bearbeiten als wir das vor Ort tun würden. Dadurch entsteht, wenn man nicht aufpasst, leicht Durcheinander und der Fokus geht etwas verloren. Sich immer wieder in neue Themen einzudenken kann sehr anstrengend sein. Der Vorteil dabei ist aber die Flexibilität. Man kann ohne Anfahrtswege auch mal einen zusätzlichen Termin wahrnehmen und mehr Kunden flexibler bedienen, als wenn man vor Ort ist.
Gilt das auch für Veranstaltungen? Diese fanden zuvor ja überwiegend in Präsenz statt.
Auf jeden Fall. Und zwar für beide Seiten. Zum einen haben wir bei unseren neuen kostenfreien Online-Veranstaltungen oft deutlich mehr Teilnehmer als bei Präsenzveranstaltungen, gerade weil die weite Anreise für viele wegfällt und man das mal zwischendurch mitnehmen kann. Aber auch unsere Operations-Mitarbeiter sind dadurch flexibler, weil nicht der ganze Tag durch die Durchführung einer Veranstaltung wegfällt. Unsere Referenten geben zwar oft die Rückmeldung, dass das Feedback bei diesen Formaten etwas fehlt, da es halt mehr eine kommunikative Einbahnstraße als bei unseren Präsenzveranstaltungen ist. Aber die Vorteile überwiegen hier eindeutig, weswegen diese Formate sicher auch künftig Bestand haben werden.

Das ist ein gutes Stichwort. Was hat sich noch bewährt und wird bleiben?

Mit Sicherheit wird es in Zukunft mehr Homeoffice geben, als vor der Pandemie. Bei uns wurde zwar auch vor Corona schon viel von Zuhause aus gearbeitet, weil es für die meisten Mitarbeiter schlicht nicht notwendig war und ist, ihre Leistung im Büro zu erbringen. Mitte August hatten wir zum ersten Mal wieder ein Meeting mit all unseren Mitarbeitern, das wir mit einem Teamevent verbunden haben. Das wird es sicher in naher Zukunft wieder öfter geben und es wird auch unabhängig von Teammeetings und -events eine leichte Rückwärtsbewegung in Sachen Homeoffice einsetzen. Aber wie schon gesagt, gehe ich davon aus, dass das Homeoffice in Zukunft einen höheren Nutzungsgrad haben wird, als vor der Pandemie, weil es sich bewährt hat.

Herr Bergmann, vielen Dank für das Interview!


Über die TÜV TRUST IT GmbH Unternehmensgruppe TÜV AUSTRIA
Von den Standorten Köln und Wien aus ist die TÜV TRUST IT Ihr unabhängiger Partner für Beratungs- und Zertifizierungsleistungen rund um die Themen Informationssicherheit und Datenschutz. Unsere Mission: Wir unterstützen Unternehmen beim Schutz ihrer Informationswerte – und bieten unseren Kunden qualitativ hochwertigste Leistungen, ausgeführt durch erfahrene Experten und Auditoren. Die Kompetenzen der TÜV TRUST IT wurden durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit der Zertifizierung zum IT-Sicherheitsdienstleister für die Geltungsbereiche IS-Revision, IS-Beratung und die Durchführung von Penetrationstests bestätigt.
www.it-tuv.comde.tuvaustria.com

Quelle: TÜV TRUST IT GmbH


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