Erfolgsfaktoren bei der Implementierung der elektronischen Patientenakte im Krankenhaus

ePA

Veröffentlicht 02.12.2022 10:30, Kim Wehrs

Die elektronische Patientenakte, kurz „ePA“, ist das Schlüsselelement, um die Digitalisierung in Krankenhäusern voranzutreiben. Doch die Einführung der ePA bringt einige zu überwindende Hürden mit sich. Mit der richtigen strategischen Herangehensweise, einer schlagkräftigen Projektorganisation und der Berücksichtigung von vier zentralen Erfolgsfaktoren können diese Hürden überwunden werden und der Erfolg der Einführung einer ePA sichergestellt werden.

Es wird ernst – das KHZG beschleunigt die vollständige Einführung der Patientenakte

Europaweit sieht sich Deutschland seit Jahren abgeschlagen bei der Implementierung der elektronischen Patientenakte (ePA). Der derzeitige EMRAM-Score deutscher Krankenhäuser sowie aktuelle DigitalRadar-Messungen zum KHZG bestätigen dies.

Obwohl die ePA die Basis und das Zentrum der Digitalisierung in deutschen Krankenhäusern ist, sind Papierakten viel zu häufig noch alltäglicher Standard. Mit der Förderung einer digitalen Dokumentation durch das KHZG liegt die ePA im Fokus und ihre Einführung wird zudem massiv forciert.

Laut Curacon gilt über die Hälfte (54%) der beantragten Fördermittel dem Ausbau der elektronischen Dokumentation, vermutlich da die Einführung der ePA einem strafbewährten Fördertatbestand unterliegt und wegen drohender Sanktionen das Thema ePA daher hoch priorisiert wird. Bis 2023 ist ein Umsetzungsfortschritt über das DigitalRadar nachzuweisen – nicht viel Zeit für ein solch komplexes Projekt.

Vier Faktoren sind für die erfolgreiche Implementierung entscheidend

Die Einführung der ePA in einem Krankenhaus ist ein sehr komplexes Unterfangen. Fast alle Mitarbeiter:innen im Versorgungsprozess sind davon betroffen und arbeiten teilweise mit uneinheitlichen stationsspezifischen Dokumentationsstandards. Diese gilt es zu harmonisieren und ihre Prozesse neu zu denken. Darüber hinaus bedarf es der technischen Vorrausetzungen, um an jedem Ort Zugriff auf die ePA haben zu können.

Entsprechend lassen sich vier zentrale Erfolgsfaktoren ableiten, die bei der Einführung einer ePA unbedingt zu berücksichtigen sind.


1. Schaffung der technischen Voraussetzungen

Nicht alle deutschen Häuser sind vollständig mit WLAN ausgeleuchtet. Eine Nachrüstung ist kostspielig, jedoch aber zwingend notwendig. Diese Basistechnologie sowie die dafür notwendige Netzwerkstruktur sollten als erstes geschaffen werden.

Zudem müssen alle Medizingeräte ans Netzwerk angeschlossen sein, um künftig Diagnostikergebnisse direkt in die Patientenakte übergeben zu können. Nicht-netzwerkfähige Altgeräte sind ggf. neu zu beschaffen und in den Investitionskosten mit zu berücksichtigen.

Auch die Ausstattung mit entsprechenden Peripheriegeräten gehört zu den technischen Vorrausetzungen. Hier ist insb. mit dem Anbieter des Krankenhausinformationssystems (KIS) zu besprechen, welche Endgeräte kompatibel sind.


2. Entwicklung eines Dokumentationsstandards

Parallel zur technischen Ausstattung sollte der erste konzeptionelle Schritt im Projekt die Einigung auf einen gemeinsamen Dokumentationsstandard sein. Oft wird hier auf die Dokumentationsphilosophie des KIS vertraut, obwohl diese meist frei nach Vorgaben der Anwender konfigurierbar sind. In dafür vorgesehenen Pilotstationen treten dabei häufig zwei Fehler auf. So können beispielsweise Hinweise dieser Pilotstationen später als Eckpunkte des gesamten Dokumentationsstandards realisiert werden. Der größere Fehler wäre jedoch, die analoge Akte mit ihren papiergebundenen Prozessen 1:1 umsetzen zu wollen.

Vielmehr ist von Beginn an ein multiprofessionelles Team mit medizinischem und pflegerischem Personal aufzusetzen, welches vorab als künftige Anwender einen einheitlichen Dokumentationsstandard für die gesamte Einrichtung definiert.


3. Klare Projektorganisation und Verantwortung

Inhaltliche kann ein solches Projekt nicht durch die IT verantwortet werden. Ausnahmen bilden IT-Abteilungen mit einem organisationalen prozessualen Auftrag. Ansonsten ist die Organisationsabteilung oder ein Fachspezialist für Dokumentation und Behandlungs-/Pflegeprozesse mit der Projektleitung zu beauftragen. Diese Rolle können auch sehr erfahrene und IT-affine Pflegekräfte oder IT-affine ärztliche Mitarbeitende übernehmen, die großes Interesse an einem solchen Projekt haben.

Ebenso wichtig ist eine klare Projektorganisation. Wir empfehlen eine dreistufige Projektorganisation mit drei Teilprojekten, einer Projektleitung und einem Lenkungsausschuss. Aufgabe der Teilprojekte ist es, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, parallel den Dokumentationsstandard zu entwickeln und, wenn beide Teilprojekte weit fortgeschritten sind, fließend die Implementierung zu starten. Der Lenkungsausschuss besteht aus zentralen Entscheidungsträgern der Einrichtung und wird regelmäßig über Fortschritte und Probleme informiert. Bei Abweichung vom Plan entscheidet dieser über zentrale Maßnahmen. So erhält das Projekt eine entsprechende Steuerungsfähigkeit und Durchgriffsfähigkeit.





4.Migrationsvorgehen und Zeitplan

Bei der Einführung der ePA ist davon abzuraten mit einer einzelnen Pilotstation oder -abteilung zu beginnen, um dann weitere Fachabteilungen schrittweise umzustellen. Auch nachträglich aufgenommene Spezifika später zu integrieren und die ePA so sukzessive zu komplettieren ist nicht ratsam. Ein solches Vorgehen behindert einen einheitlichen Dokumentationsstandard und wird besonders dann zum Problem, wenn Patient:innen zwischen bereits digitalisierten und analogen Stationen wechseln müssen.

Demnach empfehlen wir einen Ansatz, in dem zu Beginn sehr gründlich ein Dokumentationsstandard entwickelt wird. Dieser wird auf ein bis zwei Stationen und Fachabteilungen pilotiert, um dann gleichzeitig auf allen verbleibenden Stationen eingeführt zu werden. Eine Anpassung der ePA erfolgt nur in dringenden Fällen und sind durch das Teilprojekt für den Dokumentationsstandard zu genehmigen. Um die Einführung und einhergehende Schulung zu vereinfachen, führt man nach diesem Schema Modul um Modul ein. So sind alle Fachabteilungen und Stationen immer auf dem gleichen Stand und können sich gegenseitig helfen und austauschen.


Ausblick und weitere Herausforderungen

Forciert durch drohende Sanktionen bei der Nicht-Einführung und verstärkt durch den Fachkräftemangel in der IT kommt es in den nächsten Monaten garantiert zu Engpässen seitens der Softwarelieferanten. Nötig für eine zeitnahe Umsetzung sind mitunter komplexe öffentliche Ausschreibungsverfahren, um entsprechende Fördergelder verwenden zu dürfen. Die Etablierung einer ePA wird darüber hinaus zu temporären Doppelbelastungen der Mitarbeiter:innen führen, die unter der Prämisse der aktuellen Grenzbelastung vieler Häuser zum Drahtseilakt werden könnten.

Dennoch ist die Etablierung der ePA zwingend notwendig: Einerseits um die Patientenversorgung zu verbessern und gleichzeitig die Prozesse in deutschen Häusern effektiver steuern zu können und andererseits sind es eben genau diese Digitalisierungsprojekte, die Einrichtungen attraktiver für neue Mitarbeiter:innen machen.


Autoren: Christian Heitmann, Dominik Weis
Foto: sanovis


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