Über den Nutzen von Dokumentenmanagement-Systemen im Krankenhaus besteht mittlerweile kaum mehr Zweifel. Doch die Voraussetzungen müssen dafür stimmen: in der Führungsetage Verständnis und Unterstützung für den Einsatz, bei Medizin und Pflege Akzeptanz und nicht zuletzt ein wirksam gestalteter Workflow. Allerdings sollten digitale Baupläne mit Blick auf Effizienz kalkuliert sein, um nicht Technik
um der Technik willen zu betreiben. Mehr als jedes zweite Unternehmen zählt Dokumenten- und Content-Management zu den fünf wichtigsten IT-Themen. Das elektronische Dokumentenmanagement gewinnt
damit eine weiter steigende Bedeutung in den Investitionsplanungen der Unternehmen. Wie Marktstudien aus verschiedenen Wirtschaftzweigen belegen, haben 43 Prozent der mittelständischen und größeren Firmen innerhalb der nächsten zwei Jahre den Einstieg in Dokumentenund Content-Management-Lösungen oder eine Erweiterung ihrer bereits bestehenden Infrastruktur im Visier.

Verbesserte Produktivität und Wirtschaftlichkeit sind dabei branchenübergreifend die Zielpunkte. Was vielen Wirtschaftszweigen opportun scheint, ist dem Leistungserbringer „Krankenhaus“ ebenfalls recht. Im VHitGBranchenbarometer 2010, einer Markterhebung zur Bewertung und Verteilung von Health care-IT, rangiert „Dokumentenmanagement“ an der Spitze der Top-Systeme mit über 5% Wachstum. „Relevante Daten müssen für die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort bzw. an mehreren Orten gleichzeitig zur Verfügung stehen, und zwar unabhängig davon, wo und wann diese Daten aufgenommen werden“, meint Dr. Nils Hellrung. Der Experte vom Peter L. Reichertz Institut für Medizinische Informatik der Technischen Universität Braunschweig und der Medizinischen Hochschule Hannover betont: „Dies ist nur mit elektronischen Dokumenten -managementsystemen zu erreichen.“

Effizienz ist auch im Healthcare-Sektor das bestimmende Motto. Dafür sollte ein Dokumentenmanagement-System (DMS) auf die jeweils klinischen sowie verwaltungstechnischen Anforderungen abgestimmt
sein. „Produktivität und Wirtschaftlichkeit“ ergeben sich dann, wenn ein Archivierungssystem möglichst alles abdeckt: Dokumente und Bilder ebenso wie Filme und Kurven und auch verschiedene Anwendungen,
also nicht nur klassisch die Patientenakte, sondern auch die Personalakte. Alles ist auf einem Archivierungssystem platziert, dem verschiedene Applikationen zur Do kumentenverwaltung vorgelagert sind.

Wirtschaftliche Perspektiven durch DMS

Das Evangelische Krankenhaus Unna mit rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie jährlich 12.500 stationären und doppelt so vielen ambulanten Patienten führt Anfang 2011 ein Dokumentenmanagementsystem ein. Begonnen wird mit der Einführung in der Finanzbuchhaltung. Peter Goerdeler berichtet aus Sicht der Verwaltungsleitung über den Anlass für dieses DMS-Projekt. „Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren mehrere Faktoren:Der Stauraum für das Papierarchiv ist ausgeschöpft, Ein schnelleres Auffinden abgelegter Rechnungen/Akten, eine Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung durch automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung (inkl. Digitalen Freigabeworkflows).“ Weiterhin geht es in Unna um die Reduzierung der Quote von Fehlbuchungen durch automatisierte Eingangsrechnungsbuchung, Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung und Einführung eines Vertragsmanagements. Optimierungspotenziale wollen erschlossen
werden. Was zunächst weniger in den Blick fällt: Vor allem bedeutet eine DMS-Einführung die oftmals nicht triviale Änderung der Arbeitsprozesse, bei denen künftig auf den Ausdruck von Dokumenten verzichtet werden soll. Doch offenbar fällt deutschen Krankenhäusern die Abschaffung von Papierdokumenten nicht leicht. Dies liegt häufig daran, dass „Papier“-Prozesse – weil gewohnt – beibehalten werden sollen.

Prozessoptimierung im Fokus

Dabei führen bekannte Rechenbeispiele den möglichen Nutzen vor Augen. Bei einem 500-Betten-Krankenhaus mit 20.000 Patienten pro Jahr und einem durchschnittlichen Umfang der Patientenakte von 50
Seiten fallen bereits jedes Jahr 1 Million Dokumente an. Der Zeitaufwand für das Handling dieser Dokumente ist im Krankenhaus enorm. Immer wieder ist zu beobachten, wie Pflegekräfte Papierdokumente
hin und her transportieren, beispielsweise um sie zur Unterschrift vorzulegen oder sie einzusortieren. Dokumentationsaufgaben müssen von hoch honorierten Ärzten abgearbeitet werden. Durch eine massive Zunahme dieser Aufgaben sowie eine Verschiebung in den ärztlichen und pflegerischen Bereich geraten die zentralen Leistungsträger unter Druck. „Ärztinnen und Ärzte kennen einen ICDCode besser als eine therapeutische Maßnahme“, lautet so auch ein Branchen-Bonmot. Diese Arbeitsprozesse lassen sich in einem Dokumentenmanagementsystem digital erledigen, wodurch sich die Arbeitsabläufe für das medizinisch-pflegerische Personal erheblich optimieren lassen. Workflow beim Einsatz von DMS Voraussetzung ist eine profunde Workflowsteuerung beim Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen. Zur Prozessoptimierung erklärt Sascha Luithardt: „Grundvoraussetzung für eine wirksame Workflowsteuerung ist eine sorgfältige Analyse des Ist-Zustandes und eine klare Definition des Soll-Zustandes. Für die unterschiedlichen Dokumententypen – Beispiele sind Verwaltungsakten, medizinische Akten oder auch digitale Röntgenbilder – bestehen verschiedene gesetzliche und hausinterne Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem. Diese Anforderungen müssen vor der Auswahl und Einführung eines DMS klar beschrieben und bewertet sein. Nur so vermeidet man böse Überraschungen bei der Einführung eines Workflow-basierten DMS.“ Der Beratungsexperte der EMDS AG im Geschäftsfeld Health kritisiert: „Leider haben viele Krankenhäuser keinen Überblick über die intern im Umlauf befindlichen Dokumente
und deren Lagerung/ Speicherung.“

Dies konnte der ehemalige IT-Leiter oft beobachten. „Diese Wissenslücke macht die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu einem Risiko. Es bleiben weiterhin einige papiergebundene Dokumente im Umlauf, so dass dadurch „Parallelwelten“ entstehen, oder es müssen zu einem späteren Zeitpunkt im Haus nachträglich strukturelle Anpassungen vorgenommen werden.“ Immer mehr Kliniken setzen auf digitale Archivierung auch im Dokumentenbereich. Archivierung aus Anwendungssystemen heraus und ein flächendeckendes Signaturkonzept sind oftmals erst noch in Planung. Offensichtlich fehlt der Mut zum Verzicht auf Papierakten und auf Mikroverfilmung. Dabei stehen hoch entwickelte Archivsysteme zur Verfügung. Verbände beschäftigen sich jahrelang mit Fragen der Rechtssicherheit, ohne großen Erfolg im Klinikalltag, die elektronische Signatur (im Behörden- und Geschäftsalltag gängige Praxis) stößt auf massive Widerstände im Klinikbereich. Sascha Luithardt setzt Methoden und Verfahren zur
Integration langfristiger und rechtssicherer Archivierung in den medizinischen Workflow ein: „Technisch gibt es keine Hinderungsgründe für eine Integration in den Workflow“, meint der Berater. „Vielmehr
macht die organisatorische Umsetzung Probleme: Ist überall eine Signaturstelle zur Verfügung, wird der Token immer mitgeführt, kann bei Bedarf sofort problemlos gedruckt werden?“

Dennoch sind im Krankenhaus Medienbrüche beim Einsatz von Dokumentenmanagement vorhanden. „Informationssystemarchitekturen in Krankenhäusern sind noch durch eine ausgeprägte Heterogenität gekennzeichnet, wobei auch der Anteil derpapierbasierten Prozesse nicht zu unterschätzen ist“, weiß Nils Hellrung. Durch elektronische Archive sowie vertraglich vereinbarte Schnittstellen mit Anbietern können
CIOs den Anteil elektronisch verfügbarer Dokumente sukzessive erhöhen. Die elektronische Unterstützung von Geschäftsprozessen sollte nach Ansicht Hellrungs als Chance wahrgenommen werden, den Arbeitsablauf selbst zu überprüfen. „Ansonsten werden Ineffizienzen unter Umständen nur auf einem neuen Medium abgebildet, die Probleme bleiben aber weiter bestehen.“ Außerdem müssten Rahmenbedingungen für die rechtssichere Archivierung festgelegt und anwenderfreundliche Mechanismen für die elektronische Signatur in klinischen Abläufen entwickelt werden. „Im Competence
Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. (www.ccesigg.de) leisten Anbieter und Krankenhäuser hier wichtige Vorarbeiten.“

Prozesse auch für Medizin und Pflege schlanker machen

Digitale Archivierung von Dokumenten und Bildern sollten Kliniken als Schlüsseltechnologie nutzen, um Prozesse zu verschlanken. IT ist zwar unentbehrliches Werkzeug für Dokumentation und Kostenkontrolle,
aber sie entlastet bislang kaum Ärzte und Pflege; etwa durch doppelte Aktenführung bewirkt sie häufig das Gegenteil. „Die Umsetzung in den vorhandenen IT-Systemen ist oft wenig benutzerfreundlich gestaltet“, gibt Sascha Luithardt zu bedenken. „Hier gibt es noch viel zu tun.“ In diesen Rahmen passt die Frage nach der Qualität von Informationen und Daten. Sie besitzt für die Resultate hohe Bedeutung – in großen wie kleineren Häusern. Die Regionalspital Emmental AG (RSE AG) ist ein Akutspital auf hohem technologischem Niveau mit den Standorten Burgdorf und Langnau. Die RSE AG beschäftigt insgesamt rund 1.000 Mitarbeitende. An beiden Standorten besteht über 24 Stunden ein Angebot in der Grundversorgung, der Notfallversorgung und im Rettungsdienst. Falko Gieldanowski, CIO der Regionalspital
Emmental AG in Burgdorf, betont daher für die Schweizer eHealth: „Die Datenqualität ist stark abhängig vom Erfassungsprozess. Ohne Gesundheitskarte passieren bei manuellen Eingaben noch viele Fehler.“

Wissensmanagement für Patienten und Prozesse

IT kann weit mehr als der pauschalenorientierten Abrechnung und den Dokumentationspflichten dienen. Neue Optionen stehen zum Abruf bereit, etwa die Kombination von Wissensmanagement-Lösungen und Dokumentenmanagement. „Die durchgängige elektronische Verfügbarkeit von Dokumenten ist eine notwendige, wenn auch nicht hinreichende Voraussetzung für das Wissensmanagement innerhalb eines Krankenhauses“, meint Nils Hellrung. „Elektronische Archive bieten heute bereits umfangreiche Möglichkeiten des Information Retrieval und können so explizit vorhandenes Wissen zur Verfügung stellen.“ Sofern die organisatorischen Begebenheiten den entsprechenden Rahmen stellen, könnten besonders jene Bereiche profitieren, die zum Einen wissensintensiv sind, zum anderen aber auch regelbasiert abgebildet werden können. Hierzu gehören etwa Systeme zur Unterstützung des Medikationsprozesses. Noch ist nicht jedes Krankenhaus angetreten, etwa das Potenzial zur Fehlervermeidung durch Informations- und Wissensvermittlung auszuschöpfen. Ein Stück auf diesem Weg unterwegs befindet sich das Kantonsspital Baden (KSB). Über 17.000 Patientinnen und Patienten wurden 2009 am Kantonsspital Baden (KSB) stationär behandelt. Der Umsatz stieg auf 254 Millionen Franken. 2009 wurden über 1.865 Mitarbeitende beschäftigt. Das Kantonsspital zählt somit zu den größten Arbeitgebern im Kanton Aargau. Wissensmanagement im erweiterten Rahmen einer DMSLösung kann für das Prozessmanagement eine wichtige Rolle spielen und neuen Mehrwert bringen, ist man dort überzeugt. IT-gestützte Medikation als Bestandteil einer elektronischen Patientenakte, so der Projektleiter Guido Burkhardt vom Kantonsspital Baden, ermögliche wesentliche Verbesserungen. „Für Patienten und Prozesse lassen sich durch ‚eMedikation‘ Vereinfachung und Sicherheit erreichen und eine große Zahl von Fehlern vermeiden.“

Digitale Baupläne entwerfen

Das Krankenhaus-Management ist besonders durch den direkten Nutzenbeleg von Dokumentenmanagement-Systemen zu über zeugen. Die wirtschaftlichen Vorteile eines DMS liegen für Peter Goerdeler als
Krankenhaus-Manager auf der Hand: „Einsparung von Personalkosten in der Finanzbuchhaltung und im Archiv sowie Vermeidung sowie Reduzierung von Kosten für Archivräume“, listet er auf. „Ebenso können Skontoerträge optimiert werden. Denn mit der digitalisierten Rechnungseingangsbearbeitung kann das Krankenhaus die Rechnungsprüfung beschleunigen. Die Finanzbuchhaltung behält den Überblick, wer welche Rechnung zur Prüfung erhalten hat, und kann so den Skontozeitpunkt besser im Auge behalten.“ Als wichtigen Zusatznutzen formuliert Peter Goerdeler: „Durch die Einführung eines Vertragsmanagements ist ein Überblick über bestehende Verträge, die Fristen und Laufzeiten jederzeit gegeben. Zur Überprüfung der genannten Effizienzgewinne können beispielsweise folgende Kennzahlen herangezogen werden: Prozesskosten/Eingangsrechnung, bearbeitete Eingangsrechnungen/FiBu-Mitarbeiter, Dauer der Eingangsrechnungsbearbeitung, bilanzielles Lieferantenziel, Quote und Höhe der gezogenen Skonti.“ Blickt man auf Branchenstatistiken, sind augenscheinlich jede Zahl Archivlösungen und Dokumentensysteme in der Krankenhauslandschaft vorhanden. Unklar bleibt, welche davon voll digitalisiert sind. Doch technologische Aufrüstung ist nicht per se sinnvoll. Vielmehr sollten digitale Baupläne mit Blick auf Effizienz kalkuliert abgestuft sein, um nicht Technik um der Technik willen zu betreiben. „Da schon jetzt Patientenakten von entlassenen Patienten digitalisiert werden, sind diese von jedem klinischen Arbeitsplatz aufrufbar“, meint beispielsweise Peter Goerdeler. Eine Einbindung dieser Akten in ein DMS würde für Ärzte und Pflegekräfte keinen weiteren unmittelbaren Vorteil bringen. „Daher ist zum jetzigen Zeitpunkt eine Ausweitung des DMS auf den klinischen Bereich nicht geplant.“

Jeder Technologie müssen Anwender offen gegenüber stehen, so auch dem unternehmensweitendigitalen Management von Informationen. Was CIO Falko Gieldanowski von der Regionalspital Emmental AG beobachtet, kann stellvertretend für Kliniken nicht nur im eidgenössischen Nachbarland gelten. Gründe für Technik-Skepsis bei Anwendern aus Medizin, Pflege und Verwaltung sind hauptsächlich: „Berührungsängste und eHealth-Komplexität, außerdem das mangelnde Verständnis für die Zusammenhänge.“ Kennzahlen kritisch betrachten Sascha Luithardt als externerBeratungsexperte beobachtet in vorderster Reihe, wann in der Führungsetage des Krankenhauses Verständnis, Akzeptanz und Unterstützung für den Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen besonders aufscheinen. „Da die Führungsetagen in der Regel zahlengetrieben agieren, ist das beste Argument eine valide Kosten-Nutzen-Rechnung.“ Nils Hellrung vom Peter L. Reichertz Institut für Medizinische Informatik der Technischen
Universität Braunschweig und der Medizinischen Hochschule Hannover wird konkret. „Je Patientenbett wird in deutschen Krankenhäusern jährlich rund ein Meter an Papierakten archiviert. 2,5 Milliarden Euro kostet die Generierung, Vorhaltung und Archivierung jährlich deutschlandweit. Allein die aus der elektronischen Archivierung entstehenden Einsparpotentiale können relative einfach und nachvollziehbar für das einzelne Haus berechnet werden.“

Darüber hinaus ergeben sich nach weisbare Reduktionen in der Informationssuchzeit, sofern das angesprochene Prozessoptimierungspotenzial genutzt wird. „Letztlich ist die elektronische Verfügbarkeit
medizinischer Dokumente eine Voraussetzung für die effiziente Etablierung neuer Kooperations- und Versorgungs modelle und ermöglicht somit erst neue Geschäftsfelder für Krankenhäuser“, ist Nils Hellrung überzeugt. Für Investitionen wie ein DMS sollten Kosten und Leistung belegbar sein. Bei dem Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen gehören Kennzahlen über Kosten-/Nutzen-Betrachtungen
auf den Tisch der Führungscrew. Doch der Beratungsexperte Sascha Luithardt gibt zu bedenken:„In der Regel liefern die Anbieter von DMS-Systemen solche Kennzahlen und Beispielrechnungen in der Angebotsphase mit. Diese sind jedoch genau und sehr kritisch zu betrachten und unbedingt auf die Hausspezifika anzupassen.“ Eine direkte Übernahme dieser Zahlen oder ein einfacher Vergleich zweier
Anbieter sei in der Regel nicht möglich. Die von den Anbietern gelieferten Daten könnten jedoch ein erster Ansatzpunkt sein und einige Arbeit in der Analysephase ersparen. „Mit einer tatsächlich fundierten Kosten-/Nutzen-Rechnung und der Unterstützung der Fachbereiche – die man sich leider oft mühsam erarbeiten muss – steht einer Zustimmung zu einemDMS-Projekt in der Regel nichts im Wege.“

Quelle: Krankenhaus-IT Journal 04/20210, Erscheinung August 2010