Notfallmanagement – Krisen erfolgreich meistern

Veröffentlicht 19.11.2020 14:30

Die Corona-Pandemie hat vielerorten die ungenügende Vorbereitung auf ein solches Ereignis deutlich gemacht. Anstatt zu hoffen, von solchen Erfahrungen verschont zu bleiben, ist es ratsamer, sich gezielt auf solche Szenarien vorzubereiten. Mit einem wirksamen Notfall- und Krisenmanagement sind Sie bestens gerüstet, um den Krankenhausbetrieb und die Patientenversorgung auch in widrigen Situationen sicher zu stellen. Auf die wichtigsten Aspekte machen wir Sie hier aufmerksam - insbesondere als Motivation, sich eingehend dem (IT-)Notfallmanagement zu widmen.

Die richtige Einstellung

Ob Störung, Notfall, Krise oder Katastrophe – alles, was sich negativ auf den Betrieb einer medizinischen Einrichtung auswirken kann, sollte betrachtet, angemessen beurteilt und behandelt werden. Der erste Schritt zum Erfolg ist die richtige Einstellung zum Thema. Zugegeben, es ist nicht immer auf Anhieb einzusehen oder gar zu vermitteln, Zeit und Geld für etwas zu investieren, was hoffentlich niemals eintritt. Hier hilft eine Abschätzung, welcher Schaden droht, wenn keine Vorsorgemaßnahmen getroffen werden. Da nie völlig auszuschließen ist, dass Vorsorgemaßnahmen nicht greifen oder Sicherheitshürden überwunden werden, sollten auch solche Fälle bedacht und ein Plan zur Rückkehr in den Regelbetrieb erstellt werden.

Wichtige Abläufe klären

Stehen dem OP-Team alle Befunde zur Verfügung? Ist das Betten-Management aktuell? Funktioniert die Archivierung der MRT-Daten? Kann die Übermittlung nach § 302 SGB V angestoßen werden? Identifizieren Sie die Abläufe in Ihrer Einrichtung nach Wichtigkeit und klären Sie die Abhängigkeit von Systemen, Dienstleistungen und Personen.


Risiken klären


Steht ein System, Dienst oder eine Person nicht zur Verfügung, kann das einen finanziellen und/oder Image-Schaden verursachen oder gar eine Gefahr für Leib und Leben bedeuten. Klären Sie je Ablauf und beteiligter Komponente das Risiko, wie wahrscheinlich eine Beeinträchtigung ist und welcher Schaden dabei entstehen kann.


Passende Maßnahmen ableiten

Sichern Sie Abläufe und beteiligte Komponenten angemessen ab und legen Sie Handlungsanweisungen nachvollziehbar fest, dass eine facherfahrene Person diese im Bedarfsfall rasch und ohne Rückfragen umsetzen kann. Reicht ein Reservegerät im Materialschrank oder wird ein dauerhafter redundanter Betrieb benötigt? Denken Sie dabei auch an das Personal. Was ist, wenn der IT-Administrator ausfällt? Verwenden Sie nicht ungeprüft Vorlagen aus dem Internet. Alle Maßnahmen müssen im Ernstfall nicht irgendwo, sondern exakt bei Ihnen funktionieren.


Nützliche Informationen dokumentieren

Dokumentieren Sie Abläufe, beteiligte Systeme sowie Kontaktdaten von Personen und Dienstleistern. Wo steht ein Ersatzgerät? Wer kümmert sich im Ernstfall worum? Wer muss informiert werden? Geeignet ist etwa ein Notfallhandbuch, in dem Sofortmaßnahmen und Wiederanlauf-Szenarien samt Kommunikationsabläufen und -partnern vermerkt sind.

Den Faktor Zeit berücksichtigen

Wenn der KIS-Server massenhaft Fehler produziert oder ein Verschlüsselungstrojaner aktiv ist, muss schnell reagiert werden. Berücksichtigen Sie beim Entwurf von Maßnahmen die jeweiligen zeitlichen Anforderungen.

Den Ernstfall proben

Ob Ihr Notfallmanagement tatsächlich wirksam ist, lässt sich am besten durch eine Notfallübung ermitteln. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse fließen idealerweise in die Ausgestaltung bzw. Bewertung der Maßnahmen ein. Darüber hinaus erlangen alle Beteiligten eine Routine, die im echten Krisenfall rasches und korrektes Handeln fördert und einen kühlen Kopf bewahren hilft.


Externe Unterstützung nutzen

IT-Abteilungen in Krankenhäusern sind oft chronisch unterbesetzt. Machen Sie aus der Not eine Tugend und binden Sie konsequent externe Unterstützung ein – etwa als dauerhaftes Outsourcing samt Risikoverlagerung mit für Sie passenden Service Level Agreements (SLAs) oder als Outtasking mit schneller Unterstützung im Not- oder Krisenfall.

Ein Fazit

Wer sich intensiver mit dem Thema befasst, stellt fest, dass ein wirksames Notfallmanagement weder trivial ist noch auf die Schnelle eingerichtet werden kann. Faktisch bleibt das Notfallmanagement eine Daueraufgabe, weil es stets der dynamischen Entwicklung der Rahmenbedingungen folgen und die zunehmende Komplexität von beteiligten Systemen und Menschen in deren Zusammenwirken berücksichtigen muss, um wirksam zu bleiben.

Eine fachkompetente und zertifizierte externe Unterstützung kann dabei behilflich sein, rasch die Basis für ein wirksames Notfallmanagement zu implementieren beziehungsweise ein bestehendes Konstrukt zu optimieren und gemeinsam mit Ihnen weiter zu entwickeln. Weit mehr als akademische Finesse zählt hier uneingeschränkte Praxistauglichkeit. Ihr Notfallmanagement muss schließlich in der Realität erfolgreich sein, nicht nur in der Theorie.

Kommen Sie gut durch alle Krisen!

P.S.: Profitieren Sie beim IT-Notfallmanagement von einer deutlichen Steigerung der Krisenfestigkeit Ihrer Einrichtung und von den Fördermöglichkeiten im Zusammenhang mit dem Krankenhauszukunftsgesetz.


Autor: Sascha M. Zaczyk
Manager Informationssicherheit & Premium Consultant,
International Certified Lead Auditor ISO 27001, zertifizierter
Lead Auditor EN 50600, zertifizierter (Agile) ITIL-Experte &
Datenschutzbeauftragter, Professional Scrum Master

Quelle: Krankenhaus-IT Journal, Oktober 2020


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