Das Universitätsspital Zürich (USZ) nutzt die Digitalisierung, um die Zukunft der Medizin zu gestalten: personalisiert, vernetzt und patientenzentriert. Hierzu führt das USZ in den kommenden Jahren unter anderem ein neues Klinikinformationssystem (KIS) der weltweit führenden Anbieterin Epic Systems ein. Dies hat der Spitalrat auf Antrag der Spitaldirektion beschlossen. Die Anforderungen wurden unter Einbezug von Mitarbeitenden der verschiedenen Fachbereiche definiert. Die Investition wird dank des digitalisierten Informationsaustausches substanziell Vorteile für die Patientinnen und Patienten, die Mitarbeitenden und Partner des USZ bieten.

Das Wichtigste in Kürze

• Das USZ kommt seiner Vision des «durchgehenden Patientenpfades» einen grossen Schritt näher und nutzt die Digitalisierung, um die Zukunft der Medizin zu gestalten: personalisiert, vernetzt und patientenzentriert.
• Hierzu führt das USZ ein neues Klinikinformationssystem (KIS) des Herstellers Epic ein. Dieses ersetzt fünfzehn bestehende Systeme und bietet Vorteile für alle Beteiligten. Patientinnen und Patienten, Mitarbeitende und Zuweisende werden am USZ künftig digital spürbar besser unterstützt.
• Die Evaluation erfolgte unter Einbezug von Mitarbeitenden der verschiedenen Fach- und Führungsbereiche. Das neue KIS orientiert sich damit massgeschneidert an den Arbeitsabläufen und Bedürfnissen des Universitätsspitals. Die Einführung startet in frühestens zwei Jahren.
• Die modernen Informatik-Lösungen stellen eine beträchtliche, jedoch langfristig lohnende Zukunftsinvestition den Spitzenmedizin-Standort Zürich dar. Die Vergabesumme beträgt 94,8 Mio. Franken im Zeitraum von 10 Jahren und wird vom USZ aus eigenen Mitteln finanziert.

„Wir verfolgen die Vision des durchgehenden Patientenpfades. Das heisst: Vom Termin bis zum Austritt erhalten die Patienten und USZ-Mitarbeitenden einen spürbar besseren Informationszugang. Damit folgen wir konsequent unserer USZ-Strategie 2030, bei der die Digitalisierung zentral für die Zukunftsfähigkeit des Spitals ist“, erklärt Monika Jänicke, CEO des Universitätsspitals Zürich (USZ). Das USZ wird deshalb ein neues Klinikinformationssystem einführen. Die Anforderungen wurden in einem partizipativen Prozess mit USZ-Mitarbeitenden aus allen Bereichen definiert und orientieren sich somit an den aktuellen und künftigen Arbeitsprozessen und Patientenwegen im USZ. Das neue System vereinfacht den Kontakt der Patientinnen und Patienten mit dem USZ, entlastet die Mitarbeitenden administrativ und erleichtert die Zusammenarbeit mit Partnern. Nach einer umfassenden Evaluation hat sich das USZ für eine Software des international etablierten Anbieters Epic entschieden, die weltweit von über 2’000 Spitälern genutzt wird. Epic reichte dasjenige Angebot ein, das den Bedürfnissen der Patientinnen und Patienten, den Anforderungen der Mitarbeitenden und den Prozessen im USZ als Universitätsspital am besten entspricht (siehe Kasten). Die Vergabe erfolgte mit einer hohen Sensibilität für die Sicherstellung des Datenschutzes.

Die funktionalen Anforderungen wurden durch ein erfahrenes Team aus Medizin, Pflege, Forschung, MTTB (medizinisch-technisches und medizin-therapeutisches Personal) und IT erarbeitet. Die Einführung ist nach Ablauf der Beschwerdefrist, Vertragsunterzeichnung, Datenschutzprüfungen und Vorbereitungsarbeiten voraussichtlich frühestens in zwei Jahren geplant.

Konkrete Verbesserungen für Patienten

Im Zentrum der Neuerung stehen die Bedürfnisse der Patientinnen und Patienten. Für sie werden sich der Kontakt mit dem USZ und der Informationszugang spürbar vereinfachen. Das USZ kann sie vor, während und nach dem Aufenthalt optimal betreuen – von der Terminbuchung bis zum Austritt oder Abschluss der Behandlung. Das neue KIS erleichtert den Austausch und die interdisziplinäre Zusammenarbeit aller beteiligten Fachleute. Davon profitieren Patientinnen und Patienten direkt.

Die wichtigsten Vorteile für Patientinnen und Patienten:

• Einfachere Terminbuchung und -verwaltung, z.B. online oder via App, dadurch kürzere Wartezeiten durch präzisere Terminplanung und Koordination
• Transparenter Zugang zu den eigenen Gesundheitsinformationen, Behandlungen, Medikamente, Therapien etc. online oder via App
• Höhere Behandlungsqualität durch optimal vernetzte Kommunikation aller Behandelnden
• Optimierte medizinische Betrachtung durch integrale Datenführung verbesserte Übersicht auf Diagnose, Laborergebnisse und Bilder
• Individuellere Behandlungs- und Therapiemöglichkeiten durch strukturierte Daten, insbesondere bei hochkomplexen Krankheitsbildern

Entlastung für das Spitalpersonal – der Mensch im Mittelpunkt

Das neue System soll auch den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden in der Medizin, Pflege und allen weiteren Berufsgruppen am USZ vereinfachen. Das ist angesichts des Fachkräftemangels bedeutsam. Das neue KIS entlastet die Mitarbeitenden administrativ, sie können sich besser um die Patienten kümmern. Administrative Routine übernimmt vielfach das KIS. Patienteninformationen müssen zum Beispiel nicht mehr aufwändig als PDF gescannt, kopiert und weitergleitet oder gar mehrmals eingetippt werden. Stattdessen stehen die Informationen nach dem «Need-to-know-Prinzip» exakt dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Die Fachpersonen können sich dadurch stärker auf ihre medizinischen, pflegerischen, technisch-analytischen oder therapeutischen Kernaufgaben konzentrieren, für die sie ausgebildet sind. Die Mitarbeitenden können somit ihre Fachkompetenzen und ihre Erfahrung noch besser einbringen. «Die USZ-Teams leisten täglich Ausserordentliches für das Wohl der Patientinnen und Patienten», erklärt Monika Jänicke. «Mit dem neuen KIS werden wir ein effizientes Hilfsmittel erhalten, das uns spürbar besser in unserer täglichen Arbeit unterstützt. Ich bin überzeugt, dass Mitarbeitende wieder mehr das tun können, wofür sie sich in der Ausbildung und im Beruf entschieden haben.»

Bessere Vernetzung kommt der Bevölkerung zugute

Die bessere Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen Spital, zuweisenden Hausärzten und anderen Gesundheitseinrichtungen kommt der gesamten Bevölkerung zugute. Unter anderem trägt das neue KIS dazu bei, dass das USZ auch in Zukunft Leistungen auf höchstem Niveau anbieten kann. Das neue KIS ist deshalb strategisch wichtig, um als eine der international führenden Institutionen für Spitzenmedizin den Wirtschaftsstandort Zürich zu stärken. Ausserdem beabsichtigen das USZ und das Kinderspital Zürich (Kispi) im Zusammenhang mit der KIS-Beschaffung die Möglichkeiten, enger zusammenzuarbeiten und sinnvolle gemeinsame Synergien zu nutzen.

Innovationsschub für Forschung und Lehre

Auch die Rolle des USZ in Forschung, Lehre und Ausbildung in Zusammenarbeit mit der Universität Zürich (UZH) und der ETH Zürich wird gestärkt. Mit Erlaubnis der Patienten eröffnet die Erfassung und anonymisierte Auswertung strukturierter medizinischer Daten neue Wege in der klinischen Forschung. Das fördert Innovationen sowohl in Diagnostik und Therapie als auch in der Patientenversorgung. Forschende müssen weniger Daten manuell zusammensuchen, zusammentragen und abtippen. Die bessere Verfügbarkeit, Auffindbarkeit und Vernetzung werden dazu beitragen, Krankheiten umfassender zu verstehen und neue Therapien zu entwickeln.

Beschaffung des neuen KIS im Überblick

Nach der öffentlichen Ausschreibung und eingehender Evaluation hat das Universitätsspital Zürich den Zuschlag für das neue Klinikinformationssystem an den Hersteller Epic Systems vergeben, der das insgesamt vorteilhafteste Angebot eingereicht hat. Der Zuschlag erfolgte an den Anbieter, der die Anforderungen des USZ als Universitätsspital und dessen Prozesse in der Zukunft optimal erfüllt. Epic ist eine führende Anbieterin von Klinik- und Laborinformationssystemen. Über 2’000 Gesundheitseinrichtungen weltweit nutzen die Software von Epic, darunter renommierte Universitätsspitäler wie die Mayo Clinic (USA) und das Toronto General – University Health Network (Kanada). In der Schweiz nutzen bereits das Luzerner Kantonsspital und die Insel Gruppe die Software.

Beim USZ wird das neue KIS rund fünfzehn verschiedene Applikationen ersetzen, die zum Teil das Ende der Nutzungsdauer erreichen und deren Funktionen in die integrierte neue KIS-Lösung eingebunden werden. Dadurch entfallen jährlich wiederkehrende Wartungs- und Betriebskosten von mehreren Millionen Franken. Das Angebot von Epic erfüllt nicht nur als einziges die komplexen Anforderungen des USZ als Universitätsspital, sondern erweist sich trotz vergleichsweise hoher Initialkosten im langfristigen Betrieb als die kosten- und nutzeneffizienteste, integrierte Gesamtlösung. Sie verfügt zudem über eine hohe Anzahl standardisierter Schnittstellen.

Der Vergabeprozess umfasste im Wesentlichen folgende Schritte:

• Definition der konkreten Anforderungen durch Nutzerinnen und Nutzer aus allen Bereichen des USZ. Diese partizipative Evaluation ermöglicht es, dass sich das neue KIS präzise an den aktuellen und künftigen Arbeitsprozessen und Patientenwegen im USZ orientiert.
• Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen
• Publikation der Präqualifikation
• Eingang der Teilnahmeanträge
• Entscheid Präqualifikation
• Eingang der Angebote
• Umfassende Evaluation der verschiedenen Angebote wiederum durch Fachexperten aus allen Bereichen des USZ
• Mehrere Referenzbesuche bei bestehenden Anwendern verschiedener Lösungen
• Vergabeentscheid durch den Spitalrat
• Der Zuschlag wird dem Anbieter mit dem vorteilhaftesten Angebot erteilt.
• Ablauf Beschwerdefrist von 20 Tagen nach Bekanntgabe des Vergabeentscheids.
• Datenschutzprüfungen und Vorbereitungsarbeiten
• Vertragsunterzeichnung

Finanzierung aus eigenen Mitteln

Das USZ hat bei der Systemwahl insbesondere Wert auf die langfristige Wirtschaftlichkeit gelegt. Das USZ finanziert die Investition, die auch den Ersatz von fünfzehn bestehenden Systemen umfasst, aus eigenen Mitteln. Der positive Trend vom Geschäftsjahr 2024 setzte sich auch im ersten Halbjahr 2025 mit schwarzen Zahlen fort. Der Vergabepreis beträgt insgesamt 94,8 Millionen Franken. Dieser umfasst sämtliche Projekt- und Lizenzkosten im Zeitraum von zehn Jahren und lässt sich aus dem ordentlichen Budget des USZ finanzieren. Epic reichte in der Gesamtbewertung das vorteilhafteste Angebot mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis ein. Entscheidend war nicht allein der initiale Produktpreis, sondern das Gesamtpaket unter Berücksichtigung der Folge- und Betriebskosten für die erforderlichen und angebotenen Funktionalitäten, welche die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe des USZ optimal abdecken.

Hohe Sensibilität für Datenschutz und Informationssicherheit

Ein wichtiger Fokus nebst den erforderlichen Funktionen und dem Preis liegt auf dem Schutz persönlicher Informationen. Es ist für das USZ elementar, die strengen Bestimmungen des Datenschutzes in der Schweiz und im Kanton Zürich zu erfüllen. Sämtliche Daten werden auf USZ-Servern gehostet, welche die kantonalen und schweizerischen Datenschutzbestimmungen erfüllen. Das USZ ist sich der hohen Sensibilität bewusst und legt Wert darauf, dass die Informationssicherheit nach Schweizer Massgabe durch den Anbieter gewährleistet wird. Das USZ wird die Anforderungen zur Gewährleistung der Datensicherheit mit der Datenschutzbeauftragten Zürich (DSB) abstimmen.

Bild & Quelle: Universitätsspital Zürich