Der organisatorische Wandel durch den Einsatz von Generativer KI (GenAI) in Kranken-häusern ist tiefgreifend und vielschichtig. GenAI automatisiert repetitive Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben, wodurch Mitarbeitende entlastet werden und mehr Zeit für patientennahe Tätigkeiten gewinnen. Personalnotstand, eskalierende Kosten, wuchernde Bürokratie und immer mehr Patientinnen und Patienten aufgrund einer alternden Bevölk-erung: Wohl kaum eine Branche benötigt Unterstützung durch künstliche Intelligenz (KI) so dringend wie das Gesundheitswesen. Ein Change Office übernimmt im Veränderungs-management eine zentrale Steuerungsfunktion.

Bei einer Neugestaltung der Rollen können sich Fachkräfte stärker auf individualisierte Versorgung und fundierte Entscheidungen konzentrieren. Automatisierung beschleunigt Prozesse wie Berichtserstellung, Fördermittelanträge und Patienten-kommunikation, was nicht nur Effizienz, sondern auch die Arbeitszufriedenheit steigert.

Die Transformation geht jedoch über reine Prozessoptimierung hinaus. Die Einführung von GenAI fördert eine patientenzentrierte Ausrichtung, indem sie klinische Entscheidungsunterstützung verbessert und Diagnose- sowie Behandlungsplanung präzisiert. Die daraus entstehenden neuen Arbeitsabläufe erfordern zudem eine Anpassung der organisatorischen Strukturen und Kompetenzen. Schlüssel für den Erfolg sind gezielte Schulungen, eine klare Einbindung der Mitarbeitenden und eine Governance, die Datenschutz und Sicherheit gewährleistet.

Darüber hinaus wirkt GenAI als Innovationstreiber, indem sie datengetriebene Erkenntnisse für das Management und die strategische Entwicklung ermöglicht. Krankenhäuser können durch bessere Ressourcenplanung, prädiktive Analysen und optimierte Patientenflüsse wachsen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Insgesamt führt der Einsatz von Generativer KI zu einer Neugestaltung der Krankenhausorganisation hin zu mehr Effizienz, Qualität und Agilität, wobei der Mensch im Mittelpunkt dieser digitalen Transformation bleibt.

Change Management-Plan

• Klare Definition der Veränderung und Zielsetzung: Zunächst werden spezifische, messbare Ziele formuliert, die den gewünschten Wandel begründen und den Nutzen für alle Beteiligten aufzeigen. Dabei werden auch Key Performance Indicators (KPIs) festgelegt, um Fortschritte und Erfolg zu messen.
• Analyse der Ausgangslage und Stakeholder: Es erfolgt eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Situation, Ressourcen und beteiligten Personen. Die Stakeholder werden identifiziert, und es wird analysiert, welche Auswirkungen die Veränderung auf sie hat.
• Entwicklung eines umsetzbaren Plans: Konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und ein realistischer Zeitplan mit Meilensteinen und Pufferzonen werden erstellt. Dabei kann ein Change Management Office zur Koordination eingesetzt werden.
• Kommunikationsstrategie: Eine transparente, einfühlsame und regelmäßige Kommunikation vermittelt die Notwendigkeit der Veränderung, informiert über Fortschritte und adressiert mögliche Ängste oder Widerstände.
• Qualifikation und Einbindung der Mitarbeitenden: Schulungen und Trainings, die sowohl technische als auch adaptive Fähigkeiten fördern, werden angeboten. Change Ambassadors und Peer-Learning sowie Beteiligung der Mitarbeitenden stärken Akzeptanz und Engagement.
• Implementierung und kontinuierliche Begleitung: Die Maßnahmen werden umgesetzt, deren Wirkung wird überwacht und bei Bedarf wird der Plan agil angepasst. Risiken und Widerstände werden aktiv gemanagt.
• Erfolgskontrolle und nachhaltige Verankerung: Der Fortschritt wird anhand der KPIs überprüft, positive Zwischenerfolge gefeiert. Die Veränderungen werden in Kultur und Struktur des Unternehmens dauerhaft verankert.

Optional kann der Einsatz von Automatisierung und KI zur Unterstützung und Ressourcenfreisetzung einbezogen werden. Zudem ist es wichtig, ethische Aspekte und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden stets zu berücksichtigen, um Change Fatigue zu vermeiden.

Diese Schritte orientieren sich an bewährten Modellen wie dem ADKAR-Modell, einem Change-Management-Modell, das als ein strukturierter Ansatz dient, um Veränderungen in Organisationen erfolgreich umzusetzen.

Abbildung:  ADKAR Modell

Rollen und Verantwortlichkeiten im Change Office

Ein Change Office übernimmt im Veränderungsmanagement eine zentrale Steuerungsfunktion, in der verschiedene Schlüsselrollen mit klar definierten Verantwortlichkeiten ineinander greifen. Der Change Leader definiert die strategische Ausrichtung und sorgt für die notwendige Rückendeckung im Top-Management. Er trifft kritische Entscheidungen, baut Motivation auf und stellt sicher, dass die Veränderungsziele im Fokus bleiben. Der Change Manager ist operativ für die Planung und Koordination aller Change-Aktivitäten zuständig. Er erstellt Maßnahmenpläne, setzt Meilensteine, managt Risiken und stellt die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen sicher. Als Brückenbauer agiert der Change Agent, der nah am Mitarbeitenden ist, frühzeitig Widerstände erkennt und durch direkte Kommunikation Akzeptanz fördert. Ergänzt wird das Team vom Change Communication Specialist, der klare, zielgruppengerechte Kommunikationsstrategien entwickelt und Unsicherheiten abbaut. Der Change Analyst liefert durch Prozessanalysen und Risikoabschätzungen datenbasierte Entscheidungsgrundlagen und kontrolliert den Erfolg anhand von KPIs. Zudem sorgt der Change Trainer für gezielte Qualifizierungsmaßnahmen, die Mitarbeitende auf neue Anforderungen vorbereiten. In der Praxis wird das Change Office meist interdisziplinär durch IT-Expert:innen, HR-Vertreter:innen und Projektmanager:innen unterstützt, um technische, personelle und organisatorische Aspekte ganzheitlich zu adressieren. Dies sichert eine effektive Umsetzung und verankert den Wandel nachhaltig in der Organisation. Besonders in Krankenhäusern ist diese klare Rollenverteilung maßgeblich, um technologische Innovationen und menschliche Veränderungsbedarfe wirkungsvoll zu verbinden und die Mitarbeitenden einzubinden.

Diese Veränderungen bei Transformation und Prozessoptimierung Veränderungen in Organisationen sind eine Gelegenheit für Krankenhäuser, sich zukunftsfähig aufzustellen, indem sie technologische Innovation mit einem ganzheitlichen Change-Management-Ansatz verbinden.

Autor: Wolf-Dietrich Lorenz 

Symbolbild: Monopoly919 / AdobeStock