Patientenakten inhouse digitalisieren – mit SCAMAX® Produktionsscannern

Akten

Veröffentlicht 21.11.2021 18:00, Dagmar Finlayson

Anwenderbericht der UM Greifswald und des KKH Wolgast

Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) verstärkt die Notwendigkeit für deutsche Kliniken und Krankenhäuser, ihre Scan-Prozesse inhouse zu realisieren. Viele Häuser optimieren darum ihr Inhouse-Scanning und machen es effizienter, qualitativer und rechtssicher.

Die Universitätsmedizin Greifswald mit über 1.000 Betten hatte bereits 2014 entschieden, ihre Patientenakten selbst zu digitalisieren. Multiprojektmanagerin Grit Czerwinski: „Wir wussten: Wir müssen und können die Digitalisierung der Patientenakten im eigenen Haus umsetzen. Und zwar besser als extern. Weil wir unsere Akten kennen und einen hohen Anspruch an die sichere und ordnungsgemäße Digitalisierung haben."

Basis der hausinternen Digitalisierung ist bereits damals ein rechtssicheres digitales Archivsystem aus Hard- und Software, betrieben nach den Vorgaben des BSI sowie spezifischen Leitfäden der Gesundheitsbranche und der DKG. Die Wirtschaftlichkeit der Scan-Stelle garantiert ein hochwertiger SCAMAX Dokumentenscanner des deutschen Herstellers InoTec. Dieser konnte in einem Praxistests den doppelten Durchsatz eines Konkurrenzproduktes erzielen und auch bzgl. Zuverlässigkeit, Handling und Bildqualität die alternativen Lösungen übertreffen.

Erfahrungswerte aus sieben Jahren Inhouse-Archivierung: Performance, Reinigung, Wartung

Heute zieht Grit Czerwinski aus Sicht des Managements Bilanz: „Die SCAMAX Scanner haben in Kombination mit optimierten Verfahren die wesentliche Grundlage geschaffen, um kostengünstig und hochqualitativ zu digitalisieren. Wir kommen heute mit weniger Scannern aus und erreichen ein besseres Gesamtergebnis: also mehr digitalisierte Akten pro Tag in hoher Bildqualität."

Jan Plaehsmann aus dem Zentralarchiv ist ein Hauptanwender der InoTec Scanner: „Seit 2014 haben wir die performanten Scanner – und keine technischen Probleme mit den Geräten. Das Reinigen leisten wir wöchentlich selbst. Der Service kommt regelmäßig vor Ort und wartet die Geräte. Wir sind sehr zufrieden."

Jan Plaehsmann im Zentralarchiv in Greifswald lobt die Qualität und Geschwindigkeit der SCAMAX Scanner. Foto: InoTec

Auch eine Frage der Scan-Organisation

Patientenakten zu archivieren ist eine technische Herausforderung. Durch den hohen Anteil vorgeschriebener Verfahren aber auch eine prozessuale. Michael Maaß, Mitarbeiter im Zentralarchiv: „Aufgrund des hohen Volumens an Akten gehen wir an mehreren Arbeitsplätzen arbeitsteilig vor. Aktenvorbereitung, Scan-Prozess und Qualitätssicherung können von den Mitarbeitern einzeln oder auch in einer aufgeteilten Produktionskette geleistet werden. Wir haben die Digitalisierung von Patientenakten wie einen Produktionsprozess standardisiert.“

Durchsatzsteigerung und Archivabbau: SCAMAX Scanner auch für das KKH Wolgast

2020 ersetzt auch das KKH Wolgast (155 Betten) seine Zentralarchiv-Scanner durch zwei SCAMAX, um drei klar definierte strategische Ziele zu erreichen: einen höheren Durchsatz beim Scannen von Patientenakten, um neben dem vollständigen tagesaktuellen Aufkommen auch fortlaufend Patientenakten vergangener Jahrgänge digitalisieren zu können; den vollständigen Abbau der Nebenarchive; und den zügigen Abbau des Zentralarchivs.

Zur Durchsatz-Steigerung resümiert Heike Abel, Mitarbeiterin der zentralen Scan-Stelle: „Wir scannen heute pro Tag doppelt so viele Akten wie vorher. Mit der Aktenvorbereitung, dem Scan-Prozess und der Qualitätssicherung nach der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN zum ersetzenden Scannen schaffen wir pro Arbeitsplatz gut 80 bis 100 Akten am Tag. Dabei läuft der Scanner problemlos und stoppt automatisch, wenn Dokumente fehlerhaft sind. Die regelmäßige Reinigung – auch aus hygienischen Gründen – leisten wir selbst."

Abbau der Nebenarchive und Reduzierung der zentral archivierten Aktenmengen

Zu den weiteren Zielen des Scanner-Austausches äußert sich Kathleen Engelmann, Geschäftsbereichsleiterin Patientenmanagement: „Nach nicht einmal einem Jahr konnten wir die Nebenarchive auflösen und das Wachstum des Papier-Zentralarchivs beenden. Nun reduzieren wir es laufend. Gerade als kleines Kreiskrankenhaus spüren wir den positiven wirtschaftlichen Effekt der neuen Scanner deutlich. Und das schon nach wenigen Monaten. Auch seitens des MDK und der Ärzteschaft bekommen wir positive Rückmeldung und keinerlei Beanstandungen der Aktenqualität."

Kostenfreie Scanner-Teststellungen in Kliniken jederzeit möglich

Die kompakten SCAMAX Hochleistungsscanner sind nicht nur für große Einrichtungen geeignet, sondern bieten auch kleineren Häusern Kostenvorteile, wenn sich diese nicht von den vergleichsweise höheren Erstanschaffungskosten abschrecken lassen, sondern die aussagekräftigere TCO in den Mittelpunkt stellen. Denn während schwächere aber billigere Geräte teuer arbeiten, ist die Investition in SCAMAX Scanner binnen kurzer Zeit amortisiert und der ROI schnell erreicht. Und das bei einer Scan-Performance, wie sie noch vor wenigen Jahren nur externe Scan-Dienstleister erreichten.

Weitere Informationen und kostenfreie Teststellungen können jederzeit unter http://www.inotec.eu  angefragt werden.

 


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