Behandlungsplätze in psychiatrischen und psychotherapeutischen Einrichtungen sind rar und die Aufnahmeprozesse komplex. Um ihren Patienten möglichst schnell und unkompliziert Terminanfragen zu ermöglichen, arbeiten die Kliniken des Bezirks Oberbayern (kbo), ein Verbund aus 30 stationären und ambulanten Einrichtungen für Psychiatrie, Psychotherapie, Psychosomatik, Neurologie und Sozialpädiatrie zwischen Freilassing, Garmisch-Partenkirchen, Landsberg, Ingolstadt und Altötting, mit dem POLAVIS Patientenportal. Das digitalisiert das gesamte Aufnahme- und Terminmanagement. Davon profitieren nicht nur die rund 130.000 Patienten jährlich, sondern auch die Fachärzte.
„Im kbo Isar-Amper-Klinikum, einem der größten Fachkrankenhäuser zur Versorgung von über 2,5 Millionen Menschen in und um München, dem kbo Inn-Salzach-Klinikum sowie dem Autismuskompetenzzentrum Oberbayern haben wir das Patientenportal bereits eingeführt. Es wird von allen Beteiligten sehr gut angenommen und überzeugt uns durch die einfache Bedienung und hohe Flexibilität“, zieht Nikolaus Schrenk, Vorsitzender der Geschäftsführung der IT des Bezirks Oberbayern GmbH ein erstes Fazit. „Wir können problemlos weitere Bereiche auf das Portal bringen und uns dabei jederzeit auf die engagierte Unterstützung des POLAVIS-Teams verlassen.“
Alle Prozesse digital
Statt wie bisher auf dem Postweg und telefonisch können Patienten ihre Anfragen nun direkt online an die Einrichtungen stellen. „Zusammen mit dem kbo-Team haben wir dazu die Detailprozesse analysiert, digital optimierte Prozesse modelliert und über die Konfiguration der Plattform umgesetzt. Je nach Anliegen werden Patienten nun über einen individuellen Workflow durch den Onboarding-Prozess geführt“, erläutert Geschäftsführer und POLAVIS-Mitgründer Dr. Manuel Iserloh das Vorgehen im Projekt.
Das Portal stellt über einen intelligenten Fragebogengenerator die jeweils relevanten Formulare bereit und reagiert dynamisch auf die Eingaben des Patienten. So können die kbo Einrichtungen auch komplexe Terminanfragen bearbeiten, die z.B. intern bewertet und priorisiert werden, bevor ein Termin vergeben werden kann, wie aktuell für die Post-Covid-Ambulanzen. Die mitunter komplexe Einplanung der Patienten und die Zuordnung der Ressourcen erfolgt digital über das POLAVIS Patientenportal.
Alles auf einer Plattform
„Das Patientenportal ermöglicht uns eine sektorübergreifende Kommunikation. Unter Einbeziehung der verschiedenen Behandler, möglicher Terminkapazitäten und räumlicher Möglichkeiten können wir unseren Patienten in kürzester Zeit einen Terminvorschlag machen. Durch den digitalen Austausch von Dokumenten und die Abfrage aller für den Termin relevanten Informationen reduzieren wir Wartezeiten im Behandlungsverlauf“, so die Verwaltungsleiterin der kbo-Digitalgesellschaft EVA Ergänzende Versorgungsangebote, Dominique Schneider.
Weitere Vorteile: Online-Terminbuchungen, Terminanfragen und das Wartelistenmanagement werden über eine zentrale Plattform vollständig digital ohne Medienbrüche oder Doppelerfassungen abgewickelt. Das Patientenmanagement hat jederzeit vollständigen Überblick über alle Anfragen sowie deren Dringlichkeitseinstufung und Status. Die Patienten profitieren von der geführten Behandlungsanfrage sowie einem DSGVO-konformen und sicheren Daten- und Dokumentenaustausch.
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Über POLAVIS GmbH
POLAVIS steht für digitale Transformation im Gesundheitswesen, insbesondere die Vernetzung im Krankenhaus der Zukunft. Dazu entwickelt und implementiert das Unternehmen seit 2015 innovative und voll integrierte eHealth-Lösungen. Im Fokus stehen modulare Patientenportale, die eine komplette 360° Patient Journey abbilden – vom Onboarding mit Terminierung und Aufnahme über die Behandlung bis hin zum Entlassmanagement. Das POLAVIS Portal wird On-Premise installiert, ist eine echte White Label-Lösung ohne Accounts bei Dritten, lässt sich in alle gängigen Krankenhaus-Informationssysteme integrieren und flexibel durch die Key User konfigurieren.
Zu den Kunden zählen Kliniken aller Trägerschaften und Größen wie Universitätsklinika und Maximalversorger, regionale Verbünde und spezialisierte Häuser im gesamten deutschsprachigen Raum. Darüber hinaus engagiert sich POLAVIS in BMBF-geförderten Forschungsprojekten, um innovative Ansätze in die Versorgung und in Produkte zu überführen.
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